資訊化建立台灣御牧值得信賴的品質體制

落實流程標準化，持續強化流程管理

文：潘繼哲

台灣御牧

發布時間： 2018-08-21 17:01:00

　　台灣御牧股份有限公司創立於民國 84 年，為日本（株）（MIMAKI ENGINEERING CO.,LTD 日本JASDAQ上市公司）100％出資設立之子公司,主要從事廣告業,紡織業及工業用各式大型彩色噴墨印刷機台販賣，相關印刷代工及零件開發，採購。2007年4月因業務擴大遷至廠房面積1200坪的潭子廠，同年8月，穫財政部台中關稅局核准登記為海關管理保稅工廠。2012年10月，為擴大機器販賣業務，於台北市設立營業所，備有業界最大規模的160坪展示中心。

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公司規模擴大，營運管理面臨挑戰

舊系統功能不足：公司自1995年成立開始，業績逐年成長，又於2007年8月加入保稅工廠，在業務量增加與管理上需求，舊系統在功能及管理上已無法滿足實際所需。
人工管理日常異動資料，易發生錯誤及增加人工成本：自公司成立後，日常大部分的異動單據，以及相關的統計管理報表，均由各部門員工依紙本記錄後，再根據所需格式透過Excel等工具產生所需資訊。若後續發生錯誤時，僅能透過人員記憶及紙本回溯來更正，但總會發生無法正確更正的狀況，另外相關的管理性報表人員也需於每月花費大量工時來處理，最後造成人事成本的提高。
庫存無法確實掌握：由於大部分影響庫存的日常單據均紀錄在紙本帳上，再依各部門庫存管理者維護庫存Excel檔，各部門對於庫存均僅能透過Excel檔案以人工方式來查詢及維護庫存數量，若人員無即時維護或檔案異常時，則導致庫存無法即時有效掌握，進而影響訂單的交期。

　　基於上列三大問題的癥結點，且公司在事業版圖上漸增，業務量也相對地擴展，各事業體從訂單到銷貨的流程被要求的準確度越來越高，原有的體制模式已不敷使用，因此公司才決定此次導入Workflow ERP系統來解決目前的問題。

提供單一共通資訊平台、有效整合資源

　　台灣御牧早期資訊系統主要使用的僅有財務系統，前端雖有進銷存系統，但並無實際依流程使用，各部門針對日常異動之資訊查詢，如訂單交期、訂單數量、採購交期、採購數量、庫存數量等，均須透過人員詢問方式了解，且針對相互部門間無法利用單一資訊有效的掌握及溝通以快速的解決問題，但由於ERP上線後各部門若需查詢相關表單資訊，可透過系統快速查詢，且由於單一系統的關係，人員在溝通上可以快速的針對單一的條件來做跨部門溝同與協調，以前需開會協調的事情由於導入系統後，可能僅需透過系統查詢後，就可快速解決，如此針對平日的工作效率可以很明顯的感受到績效的提升。

日常資料即時建立，有效降低人員工時

　　台灣御牧導入ERP系統前，各部門針對日常異動單據均以人工方式紙本記錄，隨著業務量的擴增，人員加班時數隨之提高，面對大量而繁瑣的工作無法迅速、有效率的完成，另一方面營運成本也因人工成本的提高而影響公司整體無法提高毛利。但經導入鼎新Workflow ERP系統上線後，透過各職能別流程討論擬訂流程SOP，所有日常異動單據依所擬訂的流程SOP，於ERP系統建立各異動單據資料，因日常異動資料均完整即時登打入系統，在日常有任何查詢及管理報表，均可透過系統快速查詢並產生所需資料，每月結帳時由於前端日常異動單據已即時且完整建立。

　　因此月底人員結帳時可透過系統快速整帳查核並完成結帳，與劉經理訪談時其非常開心的表示，未使用系統前平均每月每人加班工時大約為60小時，但經導入系統後平均每人加班工時已降低為20小時，而且不僅是加班減少，人員於工作上更能有效率完成份內的工作，使得內部於未來更可針對其他項目提出改善對策，使得公司在未來更能發揮人員的效益達成公司的營運目標。

導入過程：協調人員舊有觀念、落實ERP應用

　　台灣御牧為日本在台投資之日商子公司，未導入ERP系統前，公司員工許多觀念在上對於電腦系統抱持著懷疑且不信任的態度，常認為電腦的資料都是可被調整的，只有紙本才是可靠不易調整的，因此公司內部對於是否需導入ERP系統一直無法達成共識，最後是因日本總公司的強烈要求下，才決定導入ERP系統，也因如此在導入初期，部分員工在導入階段，可能因心態上的關係，影響系統導入的決心及配合度。
除此之外，台灣御牧雖為一間公司，但實質上主要區分三大事業體，各事業體於公司內部負責著三個完全不同的營業項目，對於本次導入鼎新Workflow ERP系統也需依不同事業體來各別討論適合該事業體的流程SOP，因此使得相同輔導內容需針對不同事業體各別與事業體同仁分別或一併討論流程SOP，如此則影響了ERP輔導時程的延長及輔導內容的複雜度提高，當然勢必增加了ERP導入的困難度。

關鍵成功因素：專案窗口及全員擬具共識努力配合

　　台灣御牧這次ERP系統能順利如期上線，非常值得慶幸的是專案負責人劉經理，對於此次ERP專案輔導採取高度的企圖心及配合度。如無特別狀況，必定全程參與每次的輔導會議，且每次會前均針對輔導主題及需參與部門人員嚴格要求簽到，另外於每次輔導會議後各部門待完成事項，必定嚴格追蹤並要求進度，落實輔導期間各專案輔導時程均能符合專案時程，才能使得本次ERP系統的上線均能如預計時程完成。

　　劉經理於本次專案初訪時也特別提出，公司內部對於各職能的流程並未標準化，也因無標準化，往往無法使各部門有效率的完成日常作業，導致標準工時無法有效降低，所以特別要求本次ERP輔導的重點需能產出各職能別的流程SOP，因此各部門相關職能於每次輔導時均充分討論並擬訂流程SOP，對於後續如期上線提供了非常正面的協助與能量。

落實流程標準化，持續強化流程管理

　　目前台灣御牧三大事業體ERP系統均以上線，但針對各別的組織架構還存在著一些內部問題，例如日常異動資料的即時回饋、部門人員的異動等，但雖目前還有著些許問題待解決，但因導入ERP系統後，公司內部已更能透過此次輔導所產出的各職能標準SOP提出更能符合公司內改善的可行方案，訪談中劉經理說道：「目前導入ERP後，以往內部會議往往會無法針對一個共通的平台討論，而現在因有了ERP系統，各部門能針對系統中的統一平台，提出所需的問題討論，如此讓會議更能產生共識，並有效的解決問題」。也因如此台灣御牧確實的因導入ERP系統讓公司的流程更標準化，進而使得各部門的日常工作變得更順暢，員工的價值更能明確的顯示出來，對於各項精進改善將帶來更好的助益。

▲感謝《台灣御牧》接受鼎新電腦專訪。
（左起）鼎新電腦E方案交付中心潘繼哲顧問師、台灣御牧生產部劉岱榕經理、台灣御牧生產部梁順源採購專員