資訊整合作業平台，創造優福管理績率

文：張健洲

艾力克企業

發布時間： 2018-10-16 16:59:00

企業流程管理

　　艾力克企業有限公司自1997年成立至今，秉持品質、服務、效能的精神以服務客戶，一直以來皆受到客戶之讚賞，因應市場需求自創品牌，「優福」建構優質飲用水設備專賣廠，期能以專業的水處理工程背景，打造水質潔淨、飲用安全既健康的飲水設備，「優福」於全國各地40間據點、13處區管經銷商，並有擁有專業製造工廠，從規劃設計到製造施工，能保有一貫良好品質，專營整體淨水規劃設計、加水站設計與施工、自動販賣機與造型機動水屋設計製作、健康風味水與冷泡茶特殊用水、投幣器，「優福」將RO系列產品與加水站整合，並以「健康」、「環保」為導向，成為台灣第一家核發證照之加水站，為台灣最大加水站連鎖加盟，並獲得多項認證與獨家代理，此為「優福」加盟體系之殊榮與肯定，「優福」並發展多角化經營，旗下有租賃部門、宅配送水、健康導向的風味水與冷泡茶專用水，使「水」市場更加多元。

　　「優福」秉持一貫理念：「好水 好生活 好健康」提供好水品、不造成水源二次污染，將美好大地還給下一代；並積極推動「節能減碳、帶水正流行」的理念，減少使用瓶裝水，為地球環保盡一份心力，優福水生活館的建構，原有的構想很單純只為「做好水」「好的飲用水」，「為家人打造一口好喝的水」這樣的理念驅使下，將多年鑽研淨水工程的專業領域，延伸到飲用水設備的研發與改良。把自來水礦能化，創新飲、用分離新觀念，諦造出許多的不可能；同時精通造水設備的製造與行銷通路，更不斷地讓顧客認知甚至參與如何辨別好的飲用水，是因為優福將顧客視為家人，就只為了「打造一口好喝的水給家人飲用」。

明確管理目標，確認整合性平台作業流程

　　因優福為了提升公司的管理績效並整合內部員工的作業平台，所以導入鼎新Cosmos ERP系統，希望借由ERP系統標準化員工的作業方式，同時會能符合內控內稽的要求，而以下列出優福明確的需求的三個重點：整合性作業平台、庫存管理及帳款追蹤。

1.整合性作業平台-ERP系統整合POS前台銷售

• 原本在優福國際的各門店，已有POS機，但是缺乏整合資料，造成銷售跟庫存資料無法整合於ERP系統；

• 使用鼎新Cosmos ERP系統來整合POS前台銷售資料；

2.庫存管理-各門市的庫存帳料相符

• 由於各門市的POS機沒有和ERP系統整合，造成庫存帳料不合，而時常要人工盤點來確認庫存數。

• 導入鼎新的POS前台，可將交易資料可整合回ERP系統，所以總公司人員可以即時做出管理決策，避免因無交易資料而造成管理上的缺乏。

3.帳款追蹤-應收帳款跟應付帳款的管理

• 借由ERP系統的應收模組功能跟應付模組功能，來管理公司的款帳，節省人員的人工作業，而且做有效的內控，以確保資料上的正確性。

領先的整合功能及優質服務，作為系統評選的基礎

　　在確認目標後，客戶即積極展開各項評估，鼎新電腦以完整的產品，除一般買賣流通業所需的進銷存及財會系統等一應俱全，再者，提供完整的上線輔導程序和售後服務等，品評從「e化產品的完整性」、「客戶口碑」以及「供應商的永續經營能力」下，鼎新得以雀屏中選。

　　在輔導過程，鼎新顧問展現其專業的價值並和客戶不斷說明、討論跟合作，將鼎新Cosmos ERP系統的流程和功能慢慢融入各人員的日常作業及思維中，發揮出ERP系統的最大效果，同時，針對一般性問題，鼎新顧問人員也都能為User解決所提出的問題，讓使用者無後顧之。

依照管理需求的導入系統，達成經營者的目標

　　導入專案由2013年的1月開始，因為優福已有基本的ERP觀念，所以輔導時只針對客戶不了解或是有疑問的作業流程做輔導說明，配合優福資訊人員的協助，將ERP系統上線導入，導入過程以標準的作業流程進行，目前鼎新Cosmos ERP系統在2013年6月已正式上線使用。

　　在導入過程雖然遇到不少困難，例如員工對舊系統、舊作業方式的習慣，以及對鼎新系統的不熟悉，還有基本資料的建置、系統的軟硬體問題，但在優福主管的同意支持下，一步步引導員工配合，由於優福有基礎的ERP觀念，在顧問輔導時採取非正常的輔導計畫，改以配合優福的需求做重點式的說明，借由鼎新顧問的說明讓優福全體人員了解如何解決現有的問題，進而改善作業方式跟內容，來節省員工作業時間，針對審核的流程，主管特別加強監控，避免員工建立錯誤的資料內容，造成資訊上的不正確。

最後成功導入上線，效益如下：   

1.作業流程標準化：建立標準流程，每個單位環環相扣，避免掉人為的疏忽，同時建立人員即時打單據的習慣；

應收及應付結帳的正確性：結合前端的運輸專案，將應收系統的資料做整合，進而做出結帳單和收款單，而採購跟進貨就依標準流程做應付憑單及付款單；

2.庫存掌握度提高：ERP隨時能查詢每一特定時間日各項品號存放在各庫之庫存數量、庫存金額、及單位成本等之統計資料，更能精確的掌控和管理成本數字 ；

3.POS門市系統的上線：掌握公司內的營收資料，對銷售金額跟銷售明細還可再進一步分析

4.作業流程管控：利用審核的權限，管理每一次的作業及資料，確保工作內容正確無誤並提供主管審查。

持續進步不斷進化，為客戶創造數位價值

　　身處於競爭激烈微利時代的產業中，企業要成功建構起優勢競爭力，必須要能迅速應付多變的市場環境以及網路e世紀的時代來臨，因此，使用符合公司需求的系統已經是企業能否在市場繼續競爭的要件，而協助客戶掌握基本的庫存資料、品號售價、訂單毛利和毛利率資料，並節省員工作業流程增加工作效率，在鼎新不斷的精進中，為客戶創造出更多利潤正是ERP系統的價值所在。

更多案例