醫百科技上下同心
快速產出財報 準備上市櫃
文：顏瑜嫻
醫百科技股份有限公司
發布時間： 2018-06-09 13:45:00
過去使用EXCEL計算成本，不但耗時，且只能計算大概的成本，參考價值並不高。為配合未來上市上櫃，必須掌控庫存數量，精算庫存及生產成本，串聯財務帳，快速產出財報。醫百科技副總經理王月凰笑著說：「IPO就是需要財報快速產出，我們做到了！」
醫百科技股份有限公司坐落於南部科學園區路竹生技醫療專區，主要產品為牙醫臨床技術評估及植牙手術導引系統。此系統以整合空間定位、互動式模擬實境及教學評分等功能，提供各醫院、學校、臨床機構培養醫療專業技術人才，使學生有機會於臨床前進行擬真訓練，並熟悉手術操作。其主力產品-IRIS100更獲得2015台灣精品獎的殊榮，獲得各界肯定。除產品販售外，醫百科技也積極與各大醫學院校進行產學合作，致力於培養更多醫學工程及醫療器材行銷專業人才。
上下同心，為同一目標而努力
先前醫百已有使用ERP系統的經驗，但因為配合未來上市上櫃，因此決定全面更換新系統。醫百科技副總經理王月凰(以下稱為 王副總)表示，選擇鼎新的原因有三：
因應公司預備上市上櫃需求
鼎新系統於會計部分為四大會計事務所認同
舊系統於生產部分較不完整，希望鼎新可使生產流程更完善。
綜合上述原因，最終選擇鼎新Workflow ERP及CRM系統作為本次導入的重點。
管理挑戰
即將上市上櫃，希望透過新系統快速產出財報。
舊系統無法精確計算成本，須以EXCEL計算庫存成本，費時費力。
配合內稽內控流程，需要一套能夠完全符合內稽內控之系統輔助。
導入效益
改善舊有流程，以更有效率且更省時的方式達成目的。
透過庫存成本的精確計算，達成庫存帳與財務帳料帳合一。
達成IPO快速產出財報需求，兩天內完成財報產出。
本次導入因需配合上市櫃時間，導入時程非常緊迫，11月啟動輔導，預計4月上線，途中更因公司內部繁忙而暫停一個月。短短四個月的輔導期間，需要將一切資料及流程建立完善，實屬不易。醫百科技品保副理涂琪培(以下稱為 涂副理)，同時也是本次導入專案的PM告訴我們：「其實本次導入最大的挑戰是時間，幸好同事皆相當支持且認真，才能讓專案準時上線！」
為了讓專案能夠如期上線，醫百內部做了相當多的努力。除了配合每周的顧問輔導，更落實輔導前透過E-learning自主學習，輔導後資料建立、內部召開會議討論流程…等，每個環節都相當謹慎且有效率的進行。讓所有使用者都能做到事前預習、事後複習，達成事半功倍的效果。
▲左起醫百科技涂琪培副理、謝有信經理、黃大可總經理、
王月凰副總、鼎新電腦ERP顧問師顏瑜嫻、PM潘繼哲、醫百科技余建峰經理
挖掘痛點，才能達成最高效益
醫百相當注重內稽內控的控管，從接單、請採進，到製造、庫存之間的流程串聯皆須完善的檢核機制。Workflow ERP中的權限及憑證設定皆能夠符合醫百的需求，並配合ISO流程達成有效控管。涂副理表示：「舊系統無單據串連的功能，現在新系統只要找出某張單據，就能串連前置單據及後置單據，流程完整性一目了然！」
至於流程上的改善，醫百最有感的莫過於系統的借出功能。由於產業特性需求，常常需要借出產品給客戶，讓客戶試用一段時間後決定是否購買。舊系統為了控管借出庫存，需要針對每個客戶設定不同的倉別，但如此一來會造成倉別不斷增加，有管理上的困難。
導入新系統後，僅設立一借出倉即可，查詢庫存時可依不同借出對象下篩選條件，無須再設立數個借出倉。後續若客戶有意購買，也可直接藉由借出轉銷貨流程完成銷貨，使庫存和訂單系統串聯在一起。而未來產品預計以出租方式提供客戶使用，此流程將會對醫百有相當大的影響。
在製造方面，由於客戶對產品說明書的需求不同，時常有銷售同一產品，但需要搭配不同說明書的狀況。舊系統需要依據不同組合建立不同的產品結構，後續製造人員才能依產品結構進行生產。
但在新系統中，只要建立一組產品結構，並將說明書設定為選配件。業務下訂單時直接挑選客戶需要的產品說明書，系統就會依據訂單內容展出不同的產品結構，有效節省架設產品結構的時間。
節省時間，所有資料唾手可得
除此之外，新系統上線後，改善了舊系統無法精確計算成本的問題。過去使用EXCEL計算成本，不但耗時，且只能計算大概的成本，參考價值並不高。導入鼎新成本計算系統後，每個月確實執行成本計算，同時掌控庫存數量及庫存成本正確性，串聯財務帳，快速產出財報。王副總笑著說：「IPO就是需要財報快速產出，這點就是我們要的！」
目前所有相關單位已穩定使用新系統中，初步的成效已顯而易見。對於未來的期許，王副總希望透過系統分析資料，了解公司的弱點，針對問題點加以改善，達成IPO的最終目標，希望在鼎新持續服務下，不斷茁壯！
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