瀚霖科技跨平台整合資訊，重塑績效流程

電子表單解決跨部門需求與成為績效評估依據

文：李世樑

瀚霖科技

發布時間： 2018-06-13 10:05:00

企業流程管理

無線熱點上網解決方案的全球領導廠商~瀚霖科技

　　瀚霖科技成立於1998年位於台灣新竹科學園區 ，擁有多年經驗自行研發設計、製造生產、行銷產品至全球歐美、亞洲、中東等地區，並提供客戶專業的支援服務。

　　瀚霖科技在餐飲休閒產業供應一系列的無線網路產品:GW-1無線認證閘道器、WAP-001無線基地台、WG-604無線網路閘道器、ISS-6000無線網路伺服器、AG-300E熱感印表機、KS-852/862無線網路閘道器。擴大網路應用及提升加值服務，藉由寬頻網路技術提供多媒體網路數位內容管理平台，高品質的最佳產品設計榮獲台灣許多獎項得肯定。

　　瀚霖科技導入鼎新ERP已十年，期間亦陸續導入GPM綠色供應鏈系統等系統，並於2010年開始建置EasyFlow電子表單系統(含ISO模組)及HR人力資源管理系統。本次專訪到瀚霖科技EasyFlow系統及HR系統導入之專案負責人管理處 陳秀妮經理(以下簡稱 陳經理)。談到導入鼎新EasyFlow系統原因，陳經理表示要從HR系統的需求說起。當時瀚霖科技使用單人版HR系統，為讓人員能分工，因此評估更換為網路版HR系統以及電子表單整合請假流程；此外，陳經理過去使用電子簽核的經驗，深知電子表單對流程改善的效益，因此取得主管的同意以及資訊、人資部門同仁的支持，更換HR系統並導入EasyFlow系統。陳經理說：「其實公司原本想要自己開發電子表單，但是考量到時間成本及與ERP資料串連等種種問題，最後還是選擇鼎新EasyFlow。」

上線成功關鍵：同仁的配合及主管的支持

　　由於牽涉到作業流程與同仁作業習慣的改變，在系統導入過程中，同樣遇到人員使用不習慣而衍生的情緒問題；以請假單為例，因電子表單的請假單是固定的上下班時間，和瀚霖現有出勤辦法規範的彈性上下班時間不同，因此宣導時，同仁產生很多質疑；另外，以出差申請單為例，員工剛開始因為不熟悉操作介面感覺花更多的時間在打單。然而，在逐漸熟悉系統後，處理各種單據的速度通常較以往更為快速，即使寫錯抽單或是被主管退件，只要善用「複製」或「重送」即可更正後送出，同仁已逐漸能感受到電子表單帶來的便利性與時效性。

　　陳經理表示：「系統上線成功的關鍵在於人員的配合及支持！當遇到同仁的反彈聲，除了努力溝通及宣導外，獲得高階主管的支持也是最重要的因素，還好公司總經理、副總都很支持、認同e化的價值；另外一個潛在因素是瀚霖的員工特質，瀚霖同仁對於電子化.資訊化的產品一向都有高度的興趣。」

電子表單解決跨部門需求與成為績效評估依據

　　隨著瀚霖科技地不斷成長，跨區域的管理就變得很重要，以前表單常是一律都呈總經理簽核，因員工若簽核層級不確定，通常都會認為多簽總比少簽好；導入EasyFlow之後，流程設計完全依核決權限去訂電子表單的簽核流程，自動做到分層授權，減輕總經理等高階主管大小事都要簽核的負擔；另外，因EasyFlow是web介面，即使主管們不在公司，也能夠隨時隨地簽核重要文件。

　　陳經理表示，EasyFlow不僅解決跨部門需求以及改善簽核流程外，意外的可運用作為績效考核的依據。以MIS部門而言，以往同仁都是透過電話請求支援，沒有工作紀錄，也無法確定是否有需求因忙碌而遺漏；目前運用MIS需求單，清楚紀錄需求內容、需求日期、經手人員、處理方式等，藉由統計每週或每月完成工作項目，可運用來呈現工作績效，也可成為主管考核時的參考，而表單中紀錄了問題處理方式，未來就像知識庫可隨時搜尋出來參考。類似的例子，在採購部門除了購料外，製造及品保部門常由電話及mail請求採購處理異常料況，或需支援研發在樣品的需求等，現在透過資材需求單即可紀錄跨部門需求事項以及完成狀況，也讓主管了解員工在工作上的負荷。

跨系統整合，建構完整e化藍圖

　　由於瀚霖科技全力支持e化，在成功建置ERP系統、GPM綠色供應鏈系統、人資系統、電子表單系統之後，未來視管理需要，會再評估KPI關鍵績效指標、EIS主管系統等是否適用瀚霖，使e化版圖更為完整。陳經理認為：「企業e化除了人力的精簡外，另外因資料留在共用平台，任何過程都會留下軌跡，當有人員異動時，資訊可完全傳承給接手的人。」

　　瀚霖科技使用鼎新ERP系統多年，現在再加上電子表單系統，相信各個工作模組的介面未來都能陸續的相互結合。陳經理針對系統能順利導入，對外，特別感謝鼎新的業務及顧問，因業務針對需求提供適當建議方案、而透過顧問輔導才能讓瀚霖現況和表單順利結合；對內，感謝主管的支持以及資訊及人資同仁在導入時額外的工時投入，因只有齊備上面關鍵人員，e化才有成功的機會。

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