資訊化助力 香港商振光玩具 跨國經營管理超即時

跨國經營首重資訊即時透明！做出準確決策！

文：溫智如

香港商振光玩具

發布時間： 2018-06-14 16:53:00

企業流程管理

　因為正確的分析資訊、有效的控管商品數量及成本，讓台灣分公司的業務拓展更加寬廣，除了銷售客戶外，進而設立實體店面滿足消費者需求。

首次跨國經營，期望能有效即時了解庫存數量及成本

　　香港的玩具產業已至少有六十多年的歷史，直至現在，香港製造生產的玩具依然在全球迄立不倒，且出口量約佔全球近七成的比例。而香港商振光玩具有限公司已在香港當地深耕經營十八年之久，初創的經營者為了能做品牌推廣及服務台灣的消費族群，決定於2014年年初來台灣設立分公司。台灣公司主要服務的項目為動漫收藏，及兒童玩具品牌代理經銷，包含收藏品牌的玩具系列：壽屋、Alphamax、Skytube、NECA、Square Enix 等知名品牌；而玩具的品牌主要囊括迪士尼、忍者龜、海綿寶寶、湯瑪士小火車…...等商品。

　　經營者在設立台灣分公司前已深思，若想要在競爭激烈的台灣佔有玩具市場一定的規模，以及考慮未來業務量的發展需求，先以穩定的商品品質、及時的方式提供商品給客戶及消費者來增加口碑，那麼隨時可查看準確的商品庫存數量是最必要的環節。但跨國經營的情況下，經營者無法長駐於台灣，許多成本資訊相對應的無法有效控管，唯有導入資訊化才能有效的回饋經營者想達到的目標：即時盤查庫存數量及成本、商品／業務／客戶銷售排行、財務報表...…等，因而在台灣公司正式設立的同時，也同步規劃 ERP 的導入計劃。

ERP 的導入的時程與各階段性目標

　　在經營者及台灣分公司總經理馬月立、財務主管張蕙蘭與會討論評估過後，訂定ERP初期的導入主要目標先以業務銷售、倉庫管理、商品成本為主；而導入的中期主軸為財務日常帳務及結算成本；後期導入的重心將著重於各種報表的產出。

　　擬定好資訊化的時程與階段性的目標後，各相關人員便積極投入，雖然對 ERP 是全新的接觸，且公司草創時期，每位職能除了準備新公司及業務拓展的相關事宜外，對於資訊化導入的中後期，每個相關人員轉為專注的學習及投入時間來認識 ERP。而初期目標的導入的時程前後約莫一個月至一個半月，各種子人員也落實ERP帶來的管理效應及理念，讓業務銷售人員即時且有效利用ERP系統做訂單需求；採購人員及倉庫管理人員也透過ERP記錄每日實際進貨、銷售狀況。資訊的透明化，讓各職能依不同的權限了解商品交易的情況。

　　初期導入的成效具明顯的成效後，香港的經營者期望能查看各項財務報表，也期許能與初期般迅速導入，以便做更精進的管理。但資訊化的過程，並非短時間即能完整導入，真正能由資訊化後產生最大的效益需要長時間的蘊釀，且在台灣分公司員工尚未增加的前提下，財務主管必須管理的領域甚大，雖然財務主管張蕙蘭的職務繁忙，但同樣也花了很多精力與時間投入資訊化的導入。

資訊化後的成果及效益－快速產出報表，精準經營管理

　　台灣分公司創立後，一直以來僅有EXCEL表格能協助客戶處理各項貨款及庫存數量的記錄，財務報表由財務主管張蕙蘭依每個月產生的收入及費用，自行結算並產生報表。最初上線輔導時，各相關種子人員，對於系統能否為公司帶來更大的效益態度有所保留，也因此對資訊化並沒有很積極的學習，為能讓各職能的人員更了解並全面性的使用系統，財務主管張蕙蘭在思考過後，建議公司的開帳導入往前追溯至公司新成立的時間。也因為振光公司各單位的主管全力配合資訊化，使得各職能的人員被要求必須學習ERP系統。

　　最初在開帳盤入系統內時，各單位人員不太清楚系統的操作，以及顧問協助設定流程單據的用意，開帳之後不斷的協助確認及調整開帳資料，也因為投入許多時間在資訊化上，且對資訊化的決心及毅力更加堅定，讓資訊化後的成果豐碩，同時更帶給經營者各項完整且正確的資訊，不但產出更完整財務報表、進行商品成本結算，更讓桃園龜山的倉庫庫存量得以有效的控管且能即時查詢商品庫存量。

　　且在資訊化導入前，振光玩具對內及對外的各項憑証，都藉由EXCEL表格的方式列印，而初期導入訂單銷售端後，財務主管張蕙蘭決議銷貨單等對外憑証，統一由ERP系統列印；張蕙蘭與國稅局申請電子計算機格式，也是由系統內預設列印格式做申請，簡化許多憑証列印上的問題。

　　經營者與張蕙蘭深信，藉由資訊化來核算的成本及產出相關報表，能提供更精準、更正確的資訊，而正確的資訊也將是引領公司向前躍進的利器之一，資訊化的後期重點就在於能即時並且正確的產出各項報表。在資訊化導入的前、中期完成後，尾聲的報表產出已非難事，讓經營者感受最深的即為各種報表的產生，也因為資訊化的成功，讓經營者每週、甚至於每日可透過系統，即時產出各項分析報表，並能清楚了解各商品交易的完整情況，以便掌控各項成本，也因為正確的分析資訊、有效的控管商品數量及成本，讓台灣分公司的業務拓展更加寬廣，除了銷售客戶外，進而設立實體店面滿足消費者需求。

管理挑戰

• 跨國營運，台灣分公司庫存、財報資訊產生費時，且資訊不易查詢。

• 業務訂單、採購下採購單，直至庫存及財務帳相關資料，僅用excel表格做維護。

• 客戶下訂速度快，業務外出時無法即時回饋訂單資訊。

• 產品／業務／客戶等分析報表為人工方式統計分析至excel表格內，無法快速產出報表。

導入效益

• Smart ERP的導入與公司作業流程整合，能有效的產出庫存、財務等相關資訊給高階管理者參考，並能更有效做出準確的決策。

• 業務人員在客戶端確認客戶的商品需求後，可立即在客戶端遠端遠線至公司資料庫，並能迅速維護客戶訂單的內容，減少需要重複確認客戶需求的時間，且能透過遠端方式查詢到商品庫存數量。

• 能快速且精準的結算當月商成本且產生各種報表，讓公司有效控管公司作帳時間。

• 導入Smart ERP讓進銷存結至財務段的作業流程透明化，若有任何流程上的問題需對外或對內進行討論時，可快速的做各單據的追蹤及查詢。

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