邑錡股份做好內稽內控,準備IPO|鼎新電腦

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邑錡股份做好內稽內控,準備IPO

鼎新與邑錡共同面對管理挑戰,同心適應導入期

文:許詩婕

邑錡股份

發布時間: 2018-10-29 14:09:00

企業流程管理

鼎新顧問的熱心專業與耐心的講解,在我們提出需求之前就幫我們想好了。─財務經理-Carol

  邑錡(7402.TW)成立於2003年11月6日,總部位於台北市內湖區,主要從事自有品牌「Brinno」之動態感應相機、縮時攝影機及數位電子貓眼產品之開發及銷售,為台灣一家縮時攝影機大廠。2014年2月登錄創櫃版,同年12月26日登錄興櫃市場掛牌交易。

  公司業務提供非傳統ODM專案服務業務(針對不同客戶之特殊需求,量身訂做其適合的解決方案,並從整合、設計至量產提供一條龍服務) ,自有OBM品牌「Brinno」之縮時攝影機為主要營收來源,致力於提供隨時、隨地以生動、驚艷、獨特的視覺語言,來陳述周遭看似平淡無奇的生活點滴,感受前所未有的生命力量。

邑錡股份官網:http://www.brinno.com/tw/。

邑錡未來營運成長,「值得信賴的資訊系統夥伴」是關鍵

  邑錡股份於2014年第二季,由於IPO計畫的展開,逐漸感到現行系統地不敷使用,在做舊系統升級與轉換鼎新WorkFlow的評估中,於2014第四季選擇了鼎新做為未來因應公司成長的夥伴。主因為鼎新系統的標準功能報表、成本結算邏輯、與財報格式,皆得到外部關係人的推薦。避免了過去管理報表產出後總是需要重工,報表來源邏輯不清,需要額外做文件解釋。於是,即使面對轉換系統的摩擦期與額外付出管理成本做轉換系統的教育,邑錡股份仍毅然決然決定做系統的轉換─選擇鼎新電腦做為永續經營的夥伴。

鼎新與邑錡共同面對管理挑戰,同心適應導入期

  專案啟動前邑錡股份說出了對鼎新系統的期待。導入初期顧問團隊先使用訪談方式了解實務上內部的需求;包含了許多憑證產出由手動建立,內部文件多頭馬車;管理報表不敷需求,為符合IPO,現行文件產出費力;過去的報表邏輯不清,進銷存帳務與財務系統帳務對帳困難。稽核的Kevin表示:「面對關鍵流程,內部意見難免意見相左,顧問的經驗協助我們協調多方的意見,並以流程的角度、同產業公司的經驗提出相對應的方案」。鼎新的顧問團隊都於當下建議流程,與輔導時重新定義管理程序,並於上線前執行上機訓練沙盤推演,上線後為滿足財報及時產出,與客戶挑燈夜戰努力。並定時的追蹤與回報專案的進度。

管理挑戰

1. 原有舊系統無法滿足需求,多項報表皆需人工產出,耗時費工
2. 成本月結分類不夠精細。希望可看到料工費報表產出
3. 需要能做到資訊透明化,簽核電子化,並能管理內稽內控資訊系統

觀念重新定義,E化精進管理

  在系統的導入之前,由於舊系統功能不敷使用,過去許多文件皆由系統外產出,導致了內外憑證無法對應;由於企業內部的成長,流程趨於複雜,舊有系統亦無法提出有效的解決方案,導致人員職能無法準確劃分。鼎新系統導入後,配合顧問過去的經驗輔導,充新建立內稽內控的觀念,系統將不僅僅是做帳的工具,可是內稽內控重要的把關,再有共識的情況下重新定義職能的工作內容。

  隨著編碼的調整,料件的重新分類,BOM表的精進與維護,系統產生的資料不在是ROW DATA,而是可成為即戰力的管理報表!生管與採購經理-Teresa表示:「顧問建議的流程規劃,節省了過去內部文件的重工,過去光是庫齡表就需要花我一周的時間,搭配批號追蹤現在產生庫齡表只要按一按就好了」,理論上的推演,上線後執行遇到的摩擦需要調整的部分,顧問亦與我們彈性討論。

導入效益

1.  資訊即時且透明化,隨時掌握營運動態。
2.  電子簽核有助作業流程標準化,提高管理與稽核效益。
3. 成本月結提前至每月10日以前完成成本結算產出毛利。
4.  庫存準確率可達100%,成效顯著。
5.  人資作業加快效率:薪資精準結算、勞健退眷加保與異動報表。

  半年的系統導入期間,成效不但可量化且成效顯著,透過EasyFlow電子簽核,不僅能將公司的核決流程標準定義在系統中,達到流程標準化之外,關卡之間的責任歸屬也更清楚明瞭,大大提升所有同仁的工作效率,和提高管理與稽核效益;而且單據送簽後,同仁也不用擔心該如何追蹤,只要在EasyFlow電子簽核系統上都可以一目了然回報進度。無形間,對於公司內部同仁之間的溝通時間成本也大幅降低。

  過去於每月10日僅能公開營收,導入系統後於10日前,除了營收外亦能順利做出成本結算產出毛利。未來配合系統的製單落實期望能於十號前產出每月淨利。更透過PAL人事系統人資專員可快速與正確產生請假報表、薪資報表、勞健退眷加保與異動報表。可快速計薪,不用擔心EXCE函數跑掉或是不小心設錯導致薪資有誤。以電子薪資條發薪,確保人員皆有收到每月薪資資料。不用擔心人員會有沒收到的狀況,也不用擔心紙本的薪資條遺失,外漏薪資資料的困擾。且員工資料可全整保存在SM人事薪資系統,不用擔心EXCEL誤刪遺失的困擾,在查詢與交接上可以更方便、資料更完整。

  另外,以前需要透過大量的紙本才能傳遞業務上的需求,現在E化最大的好處之一,就是可以省掉大部份的紙張降低環境汙染;加上EasyFlow是網站的概念,只要有網路,到處都是行動辦公室!

▲感謝邑錡團隊接受鼎新採訪,攜手共創未來。

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