台灣油研偕BI為提升競爭力的決策夥伴

世界性油壓專業之頂尖製造廠家

文：陳柔澄

台灣油研

發布時間： 2018-10-29 14:48:00

BI系統可彈性變化不同角度分析，與以往慣用靜態報表的呈現方式差異很大！透過互動式連動查詢，在內部會議主管們使用BI報表做會議檢討時，見證到BI高效率決策分析的強大功能。而成功上線的關鍵是要讓高階知道BI是要給高階使用的系統，高階主管們的熱情參與專案開發，才是上線成功的絕對保證。─管理部楊智勇經理

　　台灣油研股份有限公司於1969年5月，由日本油壓專業之頂尖製造廠家─油研工業株式會社所設立，為台灣最具規模的油壓元件綜合製造廠。30餘年以來，以世界油壓元件水準之品質、性能自期，在油研工業強力指導之下，致力於新製品之國產化推進，從事新技術之開發，締造名實相符之世界性油壓專業企業；促進產業機械業界之技術提升以及國家繁榮。
近年來由於內銷市場逐漸飽和，於是從1996年7月開始拓展外銷市場，目前遍及歐洲、北美洲、中東、東南亞、非洲及香港等地成果豐碩。公司發展至今已有一定之規模與基礎，今後更將擴大與日本母公司技術合作，並藉由國內外廣大的市場，逐步建立完美的行銷網路，使公司品質逐日提升達到永續經營的目地。

管理變革，提昇產業競爭力

　　「YUKEN」台灣油研油壓元件品牌面臨競爭對手的壓力，對手的生產技術、品質已逐漸趕上，在對手的產品價格競爭優勢下，要如何維持台灣油研產品在市場的佔有率，並維護產品一定的品質，是台灣油研當前最重要的課題之一。導入BI系統是希望建置一套能協助高階做經營管理決策的資訊平台，利用BI資訊整合分析數據，以提升管理者的決策能力，進而提升企業競爭力。
　　台灣油研沿襲日本總公司嚴謹的管理風格，對管理報表的格式及版面排列方式都有特定要求，故自行開發一套系統來滿足各管理階層及作業層單位的需求，導致報表支數相當多；另舊系統報表開發非常費工，為了取得舊有ERP及相關子系統資料，需額外寫程式將舊系統資料轉出文字檔，再將文字檔資料寫入資料庫，合併資料作業非常耗時費工，每月僅能更新一次，無法滿足及時分析的管理需求。
　　選擇導入鼎新系統主要是看重鼎新系統產品功能齊全，且對鼎新服務團隊深具信心。希望藉由導入BI系統導入能重新翻寫舊系統的管報，精簡彙整相同分析主題的報表，降低報表支數，改善分析報表格式，引入新的分析工具功能引導主管如何活用報表做分析的技巧，提升管理效率。

以打造藝術品的態度建置BI系統

　　管理部楊智勇經理說：「BI系統彈性變化不同角度分析，與以往慣用靜態報表的呈現方式差異很大，BI於2013年2月階段上線，僅完成舊系統轉換的初階目標，楊經理與顧問討論後為內部訂下第二階段上線里程碑，希望優化重建一套可以打動高階主管，讓BI系統成為高階主管做決策分析的最佳利器的目標。」
　　這兩年多來感謝顧問持續主動關心專案上線狀況，並適時給予寶貴的意見。楊經理帶領資訊同仁及相關的主管定期會議檢討，不斷嘗試改變不同的分析模式，終於找到符合台灣油研的管報模式。楊經理說:「歐洲汽車製造廠生產的汽車為什麼可以賣得比其國家生產的汽車貴，是因為歐洲人把汽車當做藝術品設計開發，他用設計藝術品的態度帶領推動這個專案。」
　　主要負責BI系統報表開發的資深資訊專員李淑英說：「要學會BI工具操作並不難，但BI開發工具有別於用傳統的程式語言開發報表的方式，如缺乏管理經驗只熟悉工具操作很難設計出符合管理者所需要的報表。舉例說: BI工具有個A表格連動B表格的功能，操作非常簡單，但如何把這個工具的應用融入分析思維中，全靠有經驗的顧問及主管指導才能順利開發完成，參與BI專案開發過程雖然很辛苦，但也讓我學習到很多寶貴的管理經驗。」
　　楊經理分享其中一個有關營收及成本管理的議題，可從BI系統先透過趨勢分析查看最近三年的銷售額及毛利率趨勢圖彙總資訊，選取某個年度可以連動查看地區別各月的銷售交叉分析表，選取特定地區/年月可以連動查看BY成本分類、產品大類、客戶..不同角度的銷售分佈。透過互動式連動查詢，可清楚掌握營業額及毛利率高的重要產品、客戶，也可快速找到毛利率偏低的產品、客戶進行問題檢討及改善方案擬定。有一次內部會議主管們使用BI報表做會議檢討時，發現報表上的某個地區毛利率異常(比正常毛利率高很多)，後來透過BI報表向下追查，找到原因是有一筆銷貨單單價多打了一個零，當場讓主管們見證到BI系統高效率決策分析的強大功能。
　　 BI系統是逆向工程，專案目標要由高階著重的管理議題出發，報表設計要從分析問題由向上而下找到關鍵問題的方向設想，道理聽起來很簡單，但若管理階層沒有親身帶領參與專案開發是很難上線成功的。楊經理說：「BI成功上線的關鍵是要讓高階知道BI系統是要給高階使用的系統，高階主管們的熱情參與專案開發，才是上線成功的絕對保證。」

主動式管理的新管理領域

  　　台灣油研因機器設備及人事費用佔比高，如何降低生產成本，讓「YUKEN」品牌仍舊保有市場品質保證及價格競爭力是「原價委員會」定期會議檢討的重點，例如:各項生產成本的影響動因、主要採購原料價格波動分析、人事成本結構分析、產量、生產稼動率、良率..等等分析資訊，皆可透過BI系統快速掌握，讓開會議程討論更有效率。
        營業主管們可隨時了解營運狀況進行內部的業績檢討改善對策，例如:內、外銷/地區/國家/客戶/產品的銷售趨勢變化以及銷售達成及毛利率分佈…等等分析資訊。
  　　資材單位可隨時了解料件庫存數量及庫存金額、庫存呆滯的狀況，可精準掌控存貨數量及成本。有效改善對於國內市場交期短，主要材料常需要配合最低採購量備貨存積庫存，安全存量及庫存水位管控不易的問題。
產銷會議上檢討新產品開發策略及行銷佈局，可透過BI分析新產品營收貢獻及市佔分佈，以及產品、地區、客戶銷售額及毛利率貢獻分佈分析資訊做決策參考。
  　　現在主管們都非常樂於參與討論開發BI智慧報表，BI系統的導入也成功帶給主管開啟主動發現問題管理問題的新管理領域。

管理挑戰

競爭激烈需透過資訊整合提管理者決策能力

面臨競爭對手的生產技術、品質已逐漸趕上，在對手的產品價格競爭優勢下，需維持市佔率及品質，希望建置一套能協助高階做經營管理決策的資訊平台，利用BI資訊整合分析數據，以提升管理者的決策能力，進而提升企業競爭力。
總公司日式嚴謹的管理風格及報表規範，資訊不易整合
報表支數相當多，合併資料作業非常耗時費工，每月僅能更新一次，無法滿足及時分析的管理需求。

導入效益

營運資訊即時、快速掌握，會議更有效率

各項生產成本的影響動因、主要採購原料價格波動分析、人事成本結構分析、產量、生產稼動率、良率..等等分析資訊，皆可透過BI系統快速掌握，讓開會議程討論更有效率。
資料連動分析，協助檢討及擬定改善對策
營業主管們隨時了解營運狀況進行內部的業績檢討改善對策，例如:內、外銷/地區/國家/客戶/產品的銷售趨勢變化以及銷售達成及毛利率分佈…等等分析資訊。
精準掌控存貨數量及成本
資材單位可隨時了解料件庫存數量及庫存金額、庫存呆滯的狀況。產銷會議上檢討新產品開發策略及行銷佈局，可透過BI分析新產品營收貢獻及市佔分佈，以及產品、地區、客戶銷售額及毛利率貢獻分佈分析資訊做決策參考。

BI系統是達成企業使命及目標的最佳決策夥伴

　　台灣油研董事黃正宏說：「目前高階所需要的管報約80%已經建置完成上線使用，爾後管理部也會定期與各單位主管開會檢討，繼續開發更多好用的管報，未來希望能推廣到所有單位相關主管都能普及應用BI系統做管理。」

下一階段要建置制一套標準成本，能讓營業單位在進行報價接單時，能取得較準確的成本預估做報價參考依據，以確保接單利潤率準度。在財務資金預估方面，也預計要改善目前人工作業模式，希望未來能實現從BI系統主動提供每日資金預估的資訊。持續優化精進完善BI系統功能，要讓BI系統成為協助台灣油研達成企業使命及目標的最佳決策夥伴。