台灣索尼電腦娛樂 實踐企業流程再造

掌握資訊等於掌握優勢 站穩電腦娛樂業推手！

文：馬新嵐、鄭嘉欽

台灣索尼電腦娛樂公司

發布時間： 2018-10-29 15:30:00

企業流程管理

▲台灣索尼電腦娛樂公司蘇永生副總經理強調:「公司非以系統導入為最終目的，而在於如何將公司制度規則化、標準化，營造一個更明確以及更舒適的工作環境。」用ERP、人事薪資管理、商業智慧、電子簽核將這兩個目標串接起來。
─台灣索尼電腦娛樂公司 副總經理 蘇永生

 　　台灣索尼電腦娛樂股份有限公司(SCET)是世界最大規模之家庭電視遊戲機組合製造商Sony Computer Entertainment Inc.（簡稱SCEI）在台灣成立的公司。台灣索尼電腦娛樂公司主要業務是負責PlayStation®4、PS Vita及PS3™等產品在台灣的銷售及市場推廣，並成立中文化中心進行本公司或由第三方廠商開發之遊戲的本地化作業，以提供給台灣玩家一個健全、高品質的遊戲環境。

　　台灣索尼電腦娛樂公司在2013年時因應公司組織的擴編及業務的迅速成長，配合倉庫外包與日本總公司管理需求，庫存異動的資訊需要即時更新匯出；加上過去訂單的簽核都是透過紙本跑流程，當主管出差時，簽核天數甚至可能多達3天，導致無法及時出貨；業務不確定訂單的已出貨未出貨資訊；管理報表主要透過手動調整彙總多個 Excel 報表產出……等等困擾。體認到公司內部流程分工不明確且面臨進行重新梳理優化及改善的必要性，且原本台灣索尼電腦娛樂公司用的友商ERP軟體系統已無法符合其需求，在評估了多家軟體廠商後，因鼎新的企業整體解決方案及服務團隊符合該公司的流程再造需求，所以便選擇了鼎新電腦成為台灣索尼電腦娛樂公司流程再造的推手！

▲一方面感受到公司改變的決心，另一方面有專案負責人蘇永生副總的大力支持和推動、MIS陳良武先生的建議與溝通，讓專案輔導過程順利圓滿。 
(左起：鼎新產品總監：鄭明洲／SCET副總經理：蘇永生／鼎新ERP顧問師：馬新嵐/鼎新EF顧問師：鄭嘉欽/SCET資訊：陳良武)

管理挑戰

• 庫存異動資訊無法即時匯出。

• 簽核天數長。

• 業務不確定訂單資訊。

• 管理報表手動調整。

• 重新梳理優化及改善流程。

應用價值

• 大幅提升庫存準確率。

• Bundle品的管理更符合需求。

• 同仁透過一個介面即可完成填單、簽核及表單流程。

• 簽核時效由3天降至0.85天。

• BI報表透過圖像方式清楚呈現，作為決策判斷之依據。

突破困境，實踐企業流程改造

　　台灣索尼電腦娛樂公司蘇永生副總經理強調:「公司不是以系統導入最終目的，而在於如何將公司制度規則化標準化，營造一個更明確以及讓同仁更舒服的工作環境，系統導入正是把這兩個目標串接起來。」BPR(企業流程再造)以流程合理化並符合內控為主要原則，在流程討論關聯到跨部門的工作分配和權責時，因為會更動過去作業的流程，故時有意見分歧的狀況。Kick-off會議時，江口總經理即宣示了企業流程改造的宗旨，導入過程中除了顧問到府會議的時段，導入小組另外密集的進行內部會議，召集相關人員討論，由各個流程主導的職能製作SOP文件，於正式會議中請各部門主管蓋章確認定版。

　　「改變公司作業流程對於所有同仁是最大的困難，另一個是找出真正的問題，因此我們花最多時間討論溝通並找出共識。同時也面臨了各部門組織分工不明確且各部門成員意見不一致的艱苦歷程。」蘇永生副總經理訴說系統初期導入面臨的挑戰。但因為公司導入小組有明確的組織流程再造的決心並且收集各部門意見，輔以鼎新顧問的專業建議後，最終內部流程逐漸清晰並建立出共識，並且讓各部門推派小組長一起參與討論並參與系統的操作學習及導入過程，且製作了許多流程系統功能的說明文件，讓公司內各成員在面對系統操作不熟悉時，各部門小組長可以立即教導並參考說明文件供使用者查看，因而大幅降低系統操作及流程改造後的初期不適應感！

掌握資訊等於掌握優勢

　　ERP上線之後，庫存系統與財務系統合一，贈品包材也都納入管理，大幅提升庫存準確率。過去針對Bundle品的管理並不完善，導入Workflow ERP系統後，不管是組合品的庫存，售價的拆分，成本報表的顯示，內含點數卡和會籍卡的分錄處理，都有對應的解決方案，使得報表呈現更符合需求。

　　透過EasyFlow電子表單整合ERP、HRM等系統，所有同仁很方便地透過一個介面即可進行填單、簽核及表單流程狀況。經由EasyFlow表單設計功能設計了諸多表單來解決問題，例如:減少過去在信用額度放行上的人為聯繫，批次轉入應付系統，減少人為重複處理可能造成的錯帳和工作量；設計了折讓、促銷、變價相關的申請流程，讓業務能夠遂行。員購、活動領用可以檢視庫存數量，並追蹤收款與庫存異動進度;人事差勤表單(請假、加班、出差等表單)方便同仁自行查詢自己的出勤狀況，也讓人事單位可快速地且準確地結算薪資。EasyFlow導入後不僅讓公司流程符合了內稽內控，同時簽核時效上由3天降至0.85天，讓員工可以迅速跑完決策流程完成執行作業。更特別的是，透過流程討論及系統測試階段，同仁們之前因工作模糊地帶導致的問題和衝突，也都透過表單的設計和流程標準化得到解決。同仁更清楚自己的工作負責內容及彼此支援的內容是什麼，團隊的氣氛更加融洽。

　　而現行已上線的BI報表共16張，從每日用的執行用報表月管理階層使用的業績分析報表都已設計並且驗證完成。充分應用以ERP資料為基礎，並透過圖像方式清楚呈現的特色，以利作為後續公司決策判斷之依據。

持續精進邁向高峰

　　感謝台灣索尼電腦娛樂公司選擇鼎新電腦，讓鼎新有機會實現一個完整的解決方案。專案輔導的過程中，一方面感受到公司改變的決心，另方面也有賴專案負責人蘇永生副總的大力支持和推動，並感謝中途接手的MIS陳良武先生，憑藉著過去與鼎新合作的經驗，還有對遊戲產業的了解，不但縮減了溝通的時間，也提供了許多建議。

　　系統的上線輔導雖已告一段落，但應用價值的發酵才要開始，相信台灣索尼電腦娛樂公司可以在ERP的資訊基礎上，產出更有效益的BI決策管理報表，深化 EasyFlow和HRM系統的應用，讓公司從上到下的每個人都可以享受到資訊化對營運流程的助益。企業流程改造是一個持續的進程，期待在不久的將來，鼎新電腦有機會接受託付協助精進管理的需求，與台灣索尼電腦娛樂公司一同進步，共創雙贏！

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