科嘉國際以IT為支點，撐起下一波轉型升級

文：林千惠

科嘉科技

發布時間： 2018-08-14 16:03:00

集團管理

公司簡介

　　科嘉集團發源台灣嘉益實業社，成立於西元1975年4月，早期以生產壓克力銘板為主，西元1982年受美商杜邦技術指導，成為國內第一家生產薄膜觸控開關，供應國內電子工廠使用，西元1995年隨國際筆記型電腦代工大廠集中於蘇州，為就近服務客戶成立蘇州科德軟體電路板有限公司，為集團定位奠定基礎。

　　2009年8月成立科嘉(開曼)股份有限公司，作為集團控股母公司，為第一上市之申請主體。科嘉為專業的薄膜觸控開關領導廠商，因筆記型電腦鍵盤功能性高於手機按鍵，又較桌上型電腦鍵盤更為精密，故科嘉主要專注於附加價值相對較高的筆電鍵盤領域，長期以來科嘉不斷培養專業研發人才，增加創新投入，優化創新環境，國內外各項獎項與殊榮，正代表著科嘉在產品研發上所獲得的肯定。

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從e化到優化，追求企業轉型升級

　　企業管理背景出身，因長年工作經驗，累積人力資源、資訊管理等相關專業，曾負責科嘉集團首次E化以及二次資訊優化的重要任務，他，劉隄威(Sr. HR/IT Manager)資深管理部經理(以下簡稱Tim)，2009年因二次優化後的友商系統仍難以符合科嘉企業轉型升級之需求，Tim再度被賦予重任，擔任科嘉本次TIPTOP ERP系統導入的專案負責人。

　　如同其他現代企業，資訊投資常為公司重大決策之一，因此在系統評估階段，Tim也是下足功夫面談國內外各家ERP軟體大廠，鼎新電腦也在評選名單之中。因現代企業資訊流程均貫穿公司內外，從個別部門到整個集團、從客戶端到供應商；從作業面、管理面到經營面，資訊架構都必須縝密推敲、仔細驗證，以求在系統導入前、中、後期皆能需符合公司需求，在此要求下，Tim說道：「業界口碑以及科嘉經營層過去使用過的良好經驗，使得鼎新脫穎而出，而TIPTOP ERP也成為科嘉跨集團更換資訊系統的首選。」

　　於是在2011年8月，歷經三個月的前置規劃與時程安排，一場專案啟動會議(Kick off meeting)正式宣告科嘉與鼎新共同為企業轉型升級之路攜手前進，從8月開始，系統導入的故事就此展開。

企業內趨的動力是成功上線的關鍵

　　能一次就成功導入大陸4個廠區、全球8個營運中心，對此Tim幽默笑說：「可能是老闆對系統也不清楚，只好讓我全權處理(笑)，其實系統能順利導入，經營決策高層的確給予PM(指Tim)很大的支持與信任！」因為經營層尊重專業，授權Tim全權處理ERP導入各項事宜，讓新系統的導入更完整與順遂。另一方面，年邁七十歲的總裁、董事長，從不會打字、不會使用E-mail，到現在都學會自己看報表，科嘉高層所樹立的終身學習典範，也內化成為公司的企業文化，成為科嘉最後能成功導入TIPTOP的關鍵之一。

　　在ERP的導入過程中，當然也會碰到使用者反彈，跨部門主管甚至直接在經營會議中向總裁與董事長抱怨。面對公司內部的反彈，Tim不以為意，直說：「啊~這一切只是過程，我們可以體會他們(指使用者)的心情，畢竟在系統轉換以及新舊系統併行的混沌期，使用者的壓力也非常大，平日工作忙碌之餘還要抽空上課、上機學習新系統」，又曾經為了調整使用者習慣以符合作業流程，在庫存管理上Tim要求所有同仁皆必須確切落實：「任何來倉庫領貨的人員，不論是誰，包含公司總裁都必須要簽名留存，以確保管理流程能前後整合的正確性」而這一切的責任與壓力，Tim全部概括承受，因為他認為：「要把系統導入好，企業內部一定要有人當壞人！」而他就是這個角色。

紮實的教育訓練是唯一的路：堅持，就去做！

　　因此，不論是跨部門/跨兩岸的溝通，Tim選擇用更多的包容、更多的堅持，甘願做同仁口中的「壞人」，實則展現「敢於承擔，勇於當責」的管理風範，才讓系統最後能順利上線，而Tim則謙虛地說：「當時想法很單純，就是要把海外系統導好！這是公司給我的責任，帶著這般使命，如此而已。」

　　尤其在系統導入前期，為讓使用者更快熟悉系統，密集的教育訓練是必要的工作，談到此，鼎新電腦製造模組顧問政宏印象深刻的說：「記得第一次前往科嘉蘇州廠區輔導時，第一堂課就對現場座無虛席的情景印象深刻，那般景象彷彿專業研討會講座般的熱鬧，只因為Tim的一聲令下，從管理階層到一般使用者全都出席參加」，對此製造顧問政宏也不禁讚賞，科嘉的同仁上上下下，都是非常認真的投入，無怪乎會有今日IT價值的優秀展現。

學新系統彷如開新車，唯有熟悉它，才能駕馭它

　　系統導入前期，鼎新顧問都會建議客戶在公司內部選定Key Man和Key User以利教育訓練的推展與品質，但多半客戶受限人力規劃，很難同時安排Key man和Key User兩個角色。Tim在了解各廠區人力狀況後，也依據現況將專案參與成員做了調整與規劃。科嘉的資訊主任，李建宏(MIS Supervisor，以下簡稱建宏)補充說：「有效的人力安排，讓系統推廣成效更顯著，表現較優秀的廠區Key Man，也因為角色的有效發揮，使得該廠區的系統導入狀況相對較佳。」

　　另一方面，一般使用者面對新系統，總會因陌生而心生畏懼，或是想把新系統改成跟舊系統一模一樣。為讓大家更安心、更安份的使用新系統，風趣的Tim總以「開車」來跟同仁做比喻：「使用鼎新的系統就像是開BMW，從前駕駛的車子，配備、儀表板都很簡單，突然要熟悉多功能的先進配備難免不習慣，但當隨著使用者的熟練度提升，就能越用越好！以切傳票為例，以往負責的同仁總要花費許多時間、心力蒐集並整理大量資料，現在因鼎新縝密的系統架構，前後端的流程作業資料充分整合，過往費時的工作，如今只要30秒便能輕鬆完成」，以汽車教練自許的Tim又說：「新車剛買回來本來就不好開，一開始不熟悉車況，當然不可能就將油門踩到底，車也開不順，現在，BMW開習慣，有過舒適的體驗，再次詢問大家要不要換回舊車，大家都毫不猶豫地Say NO！」

走崎嶇的路，就為帶給大家難得可貴的美景

　　當輔導流程陸續完成系統教育訓練、操作練習、SOP擬定及差異分析等階段，使用者的回饋越來越多，對此Tim也樂見其成，因為這些回饋能忠實呈現使用者所面臨的問題，也才仍讓科嘉的系統可以運作的更順暢，這也意味著專案將邁入下一個階段—系統模擬測試。

　　模擬測試主要是讓使用者預先模擬日後上線的真實情況，由於12月底開帳到隔年1月新系統上線時，企業通常都會經歷一段混亂的陣痛期，多數公司會採取新舊系統平行使用，科嘉也不例外。當時科嘉還特別開了一個系統模擬的營運中心，以確保新系統期初庫存開帳金額和總帳開帳金額相符，「無怪乎，使用者會有壓力」：善解人意Tim的再次說道。

　　歷經了前置系統規劃、推廣與磨合、模擬測試期，正式上線的日子終於到來。2011年12月底舊系統年度盤點完成，新系統隨即做庫存開帳，在新舊系統併行三個月後，Tim眼見時機成熟，毅然決然在2012年4月1日切斷併行，從此新舊系統一刀兩斷，再無退路。

　　回憶三月底系統切換那天，Tim先倒抽一大口氣，接著說：「確定系統切換的那晚，我整夜無法入睡，即便離開公司了，心還懸掛在系統上，直到隔日上班確定新系統運作順遂，資料無誤，這時才鬆了口氣。」然而在專案長期壓力積累之下，責任感十足的Tim也因身體長期過度操勞，一旦壓力得以釋放，當時造成胃出血就醫，所幸日前已痊癒。

整合各方需求，讓e化更具意義

　　這一路走來，雖然辛苦，但有鼎新團隊協助，也讓科嘉心裡暖暖的，Tim認為：「客戶最需要的就是『實質面的服務』，像這樣能陪伴我們走過最艱困的每一階段，真的，好險因為有鼎新的顧問，跟我們一起戰鬥，讓我們從前面八個月的混沌期，邁入正常運作」對於當時，一天到晚勞煩鼎新財務顧問(康文)與製造顧問(政宏)，感性的Tim也非常感謝，與建宏不約而同地說：「有顧問陪我們一起走過，真的很重要！」。鼎新顧問因為和科嘉團隊一同走過從無到有歷經八個月的專案導入，早已建立革命情感，對於科嘉的營運模式及管理流程皆能充分掌握，故每每碰上問題，總能快速反應，不僅提供最即時的服務與有效的解決方案，也扮演很好的溝通角色。

　　尤其企業資訊系統之規劃必須全面性思考，才能讓IT貫穿流程，真正推動企業轉型與升級，但在E化過程中，不同於內部PM或資訊部門因為具備跨部門、整合流程的全局觀點，各單位常會因各自的需求差異產生衝突，此刻就須藉由內部PM或外部顧問，透過協調溝通建立一致性目標與平衡點，如此才能讓企業E化更具意義！

▲圖中人物由左至右：科嘉集團資深管理部經理-劉隄威(Tim)、

財務經理唐文改、資訊主任李建宏；鼎新電腦財務顧問-姜康文、製造顧問-鍾政宏

扎穩馬步，未來的科嘉要跳得更高、更遠

　　在TIPTOP ERP成功上線後，科嘉經營高層並不自滿於現況，且認為IT價值還有很大的發揮空間，Tim解釋說：「新系統上線的第一年只是練基本功，唯有先將馬步蹲好，才有跳得高、跳得遠，才有基礎與能力去導入更多的資訊應用，而客製化更不會是初期上線階段要做的事，隨著企業內部作業流程更為確定，且ERP之運用已有基礎，科嘉集團預計很快將邁入第二階段，開始推展電子表單(Flow)、商業智慧(BI)、製程成本…等重要資訊應用。」

　　於此同時，因為群光、達方、精元等五大鍵盤客戶全數落戶重慶，科嘉也決定配合客戶需求，斥資4,000萬人民幣在重慶設立新廠，目標訂在2013年第三季前投產。另外也將在重慶投入687.5萬人民幣設立矽膠按鍵廠，以就近供應重慶新廠所需之矽膠按鍵。

　　然而，新一代中國大陸員工的工作價值觀在改變，忠誠度低、人員異動大，為因應中國人力資源管理的變化，科嘉已著手規畫全自動製程，期望能降低勞力密集產業所帶來的管理問題，同時並將資訊系統之報表相關需求，如各單位所需的日、月、季、年報表等等，進行規劃與整合。Tim說：「科嘉是逾三十多年的老企業，在管理、作業流程上有既定模式，使用者慣於使用自己熟悉的報表格式，對於目前系統尚未提供的報表格式，使用者還是會自行後製報表，事實上這些後製的報表占據同仁許多工作時間，且如果事後未再妥善整合應用這些報表，這些資料將流於無資訊價值的『文件』，且耗費大量人力與紙張成本」於是，未來如何發揮鼎新ERP、EasyFlow GP電子表單(BPM)、BI 商業智慧等系統間之整合效益，即時提供主管有用的決策資訊，讓「速度」成為科嘉無可取代的軟性競爭力，將是Tim下一步的重要挑戰。相信在Tim所帶領團隊與鼎新的攜手合作之下，科嘉集團成功轉型升級之美好願景將指日可待！

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