日新電機重整流程優化管理 為 IPO做好準備

借系統升級之力 重整作業流程

文：張文安

日新電機

發布時間： 2018-08-21 17:35:00

內稽內控 企業流程管理 財務系統

　　日新電機創立於1945年，為一專業之塑膠射出加工及蓄電池組立機械製造廠，60多年來致力於塑膠射出技術的提升與模具的研發設計。持續良好而穩定的品質、準確的交期及迅速有效率的溝通是日新電機對客戶不變的承諾。日新專司各式汽機車塑膠蓄電池殼及各式塑膠配件、電腦顯示器外殼、鍵盤外殼、塑膠燈罩、塑膠運動用品、塑膠傢俱等等，另有專屬模具設計製造與精密多功能客製化的組立機台設備， 以專業的生產、經營團隊，本著日新又新積極創新的研發精神，產品外銷歐、美、日…銷售遍及全球。

借系統升級之力 重整作業流程

　　談起日新升級ERP的緣起，蕭協理表示因LEADER是Unix版本，隨著資訊日新月異為確保系統延續性，日新電機在評估過多家ERP系統之後，認為鼎新不只在研發技術、系統功能、服務體系皆超越其他廠商。再者，鼎新排程系統可以與ERP系統無縫接軌、快速上手，縮短系統升級時程與成本，故決定採用鼎新之Workflow ERP，做為日新電機2012年資訊系統合作夥伴。此外，日新更希望籍由系統升級重新檢討各單位作業正確性，依照正規作業流程修正，杜絕重工及浪費資源，讓資訊即時迅速，以達IPO條件，真正符合內稽內控九大循環。

1.需求整合化繁為簡

• LEADER系統原非標準管理報表數量過多需整合，將急迫性與必要性，優先順序進行客製化，其餘相關需求提出其他解決方案或說明其中之不必要性，減少客製報表撰寫。

• 將原數個需求整合為一個新個案需求，簡化客化製繁複性，以及降低客製化成本，總客製化時數遠低於預估時數，調整客製化內容讓報表數據更正確。

• 調整原成本計算方式，讓財務部了解原系統成本計算為半標準成本，非正確的實際成本計算，著手客製化成本計算，讓成本數據更合理，以利財務部進行數據分析提供正確資訊給相關部門進行改善調整。

▲左起專案負責人 蕭協理、鼎新電腦 張文安顧問、蕭董事長、財會吳副王、MIS李麗珍(專案成員)、採購 何玉珍

2.PM扮演關鍵角色

• 主導員工培訓：從電腦教室設置，課程安排規劃，人員的教育訓練，與實際上機模擬驗收，日新凝聚向心力全部廠內自行完成。透過鼎新提供的E-Learning教學在公司內部即可上課，免除面授課程的舟車勞頓，且員工每日仍有半天時間可以處理日常作業，不影響工作進度，學員上課中亦可互相討論相關問題，有效掌控人員學習進度，配合專案時程。

• 待辦事項的追蹤與回饋：針對每次專案輔導過程的內部討論，與待辦事項的追蹤，定期與不定期向顧問報告同仁面臨之問題，顧問對專案時程的掌控等工作，皆積極配合極力促成。

• 工作派任：系統啟動輔導後對於多項基本資料設定需要調整，以及操作執行者的定位問題，專案窗口能依據顧問以職能面之建議，引導內部討論後自行訂定、與佈達執行者在系統上需要負擔起責任的工作內容。

• 定期追蹤管理：透過相關建立作業陸續稽核並優化流程串接，舉凡：提高庫存週轉率、處理不良報廢品程序、採購變更是否過度頻繁、退貨比率是否太高、報工產能是否控制範圍內、生產成本是否合理等等，皆能夠落實追蹤執行績效。

3.流程再造提升效率

• 成本計算異常排除：透過系統快速了解前端異常造成本計算異常，協助各單位排除問題，以達到成本計算合理性。

• 流程修正：讓人員了解正確的單據使用方式，而非為了打單而打單，改善各個流程中出現過多異常單據、導致產能未充分利用，透過成本計算排除異常，進行修正前端流程，產出更接近實際之成本計算。

• 接單/採購/生產：接獲客戶訂單後進行採購原料，廠內/託外製造、報工與入庫動作全面透過系統追蹤，即時回饋產品生產狀況協助主管便於管理。

• 讓IT了解企業流程以及系統產出相關數據來源及意義，IT更能提供更多服務於各單位，以利日新電機ERP使用更順暢及更有效益。

滿足客戶需求 追求雙贏成效

E化專案成功與否除了流程、單據、成本帳務如期產出與制定外，公司與同仁能同步成長與進步也是關鍵因素之一。

▲日新電機系統上線成效

E化成就管理 管理創造價值

　　成本與會計帳務係透過日常交易的發生，在專案團隊努力結算下成功且順利產出，而每個數字的背後是隱含著相當多的管理意涵，不論是針對產品成本的起落分析；各張製令的比較分析或是客戶廠商的帳務分析等，管理者需透過產出數據與報表精進地透過系統達到眾多企業目標。

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