喬越實業串聯內部資訊，提昇管理及營運績效

表單流程管理，提昇業務管理及營運績效

文：王甄敏、蔡慧君

喬越實業

發布時間： 2018-08-29 02:31:00

專業、科技、環保、和在地化服務

　　喬越實業有限公司成立於1995年，以專業的人力與資源不斷地成長，每年的成長皆來自於客戶肯定，目前人員編制已達200人。喬越公司全體員工本著專業、誠信、積極、服務的理念與精神持續不斷地努力，提供客戶最佳的服務品質並強化客戶關係管理，為擴大服務大中華區客戶，以提供更完善的服務，於香港、中國大陸東莞及昆山皆有設置分公司。

　　喬越利用本身多元化經營及綿密的行銷通路網積極開發半導體、電力電子、光電產業領域，導入最優良的產品、技術與服務，以期達到更寬廣的經營空間。

　　喬越為道康寧Dow Corning、道康寧東麗Dow Corning Toray在大中華區一級專業代理商及經銷商，同時代理海內外多種知名品牌膠材黏劑，提供多樣且全方位的矽膠產品，滿足客戶對矽膠原料一次購足的需求。除代理道康寧的矽膠原料外，喬越亦提供非矽膠產品。

　　其產品應用在半導體封裝產業、光電產業、電子組件產業、電腦產業、汽機車產業、資訊家電業、通訊產品、國防工業等，且其多項專業領域均獲得高度成長及業界、客戶的肯定。喬越不斷尋找新方法協助客戶達成目標，創造更高的附加價值，以「客戶的問題就是喬越的問題」為喬越服務的宗旨，除提供最先進的產品之外，專業的技術服務更是喬越立足業界的最佳口碑。

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因應訂單機動性，鼎新提供一系統整合解決方案

　　喬越成立初期，內部並無一完整資訊系統，主要使用各部門獨立應用之套裝軟體，資料無法互相整合與串查。當喬越營業額日以劇增，員工擴展快速，員工人數八年內由二十三人激增至二百人，且喬越的客戶以高科技電子廠居多，經常要求喬越需於即短時間內出貨，也常常需要機動性出貨，原本使用的套裝軟體卻難以掌握庫存實際情形，常發生出貨時間與庫存預估錯誤，而導致公司損失、訂單流失等狀況。因此喬越內部開始意識到確實需要一套整合性的資訊系統，減少人員重工作業，加快跨部門溝通速度，可協助自動化且快速回應的訂貨出貨流程。

　　於2008年時，喬越決定換掉內部的套裝軟體，經楊天祥總經理委派李明聰副總(以下簡稱為李副總)及財務主管成立專案，花了兩年的時間評估市場上的資訊系統，評估後決定採用鼎新所提供彈性設定及部分客制化的整合解決方案，並同時導入Easyflow流程管理系統來管理各分公司間的資訊傳遞，並整合各系統資訊，以減少人員多套系統資料輸入重工，期望可縮短作業時間與提升簽核效率。另喬越已通過ISO 9001認證，藉由導入Easyflow、ISO文件管理系統，管理兩岸分公司相關文件，在喬越文管人員陳明審先生的協助及鼎新顧問的建議規劃下，導入過程相當順利。

雲端上的管理，掌握無線Mobile Busniness商機

　　喬越業務擴張，高階主管經常在外差旅、拜訪客戶，無法即時了解公司的營運及客戶狀況，紙本公文簽核也常因此延誤，影響企業營運與決策效率。故喬越採用鼎新的M-Business進行行動簽核及公司內部資訊的取得，打破時間與空間的限制，透過手機可即時獲得需要的訊息。

　　當表單需簽核時，也可即時透過手機簽核快速回應與決策。喬越導入行動簽核的表單，主要為需控管費用的TIPTOP整合請購單、採購單，及需控管人員狀況的HRM整合的請假單、出差單。

　　M-Business除整合EasyFlow電子簽核外，另外也整合了TIPTOP 、CRM、Portal系統的部分重點功能，如整合TIPTOP 系統的出貨狀況、逾期應收帳款、庫存狀況、廠商價格等，讓相關主管可以隨時取得所需資訊，減少預估錯誤而造成的損失，也整合CRM系統的潛客報價、訂單狀況、帳款狀況、商品價格，讓相關主管可掌握客戶資訊，快速取得訂單資訊。

主管扮演關鍵角色PM，督促系統的使用

　　系統導入過程中，一開始喬越內部人員因習慣改變對於新系統反彈很大，推行過程中遇到許多瓶頸，喬越為此特將各單位主管派任為各產品專案的專案負責人，扮演關鍵角色，更能貼近實際使用狀況，共同面對問題與排除使用者疑慮。

　　譬如，將業務主管派任為CRM系統的專案負責人，主管會先要求自我完成系統相關教育訓練課程，也在相關會議中清楚地讓相關主管瞭解系統上線後可提供之效益與幫助，更花許多時間去督促其下業務人員對系統的學習與使用狀況，這些都是為了人員在系統使用上更能落實與順暢，確保系統上線品質。喬越也因此有穩固的基礎，如今業務主管皆可自行透過資訊系統掌握完整資訊，如透過樣品單、報價單的登打，來追蹤訂單狀況。

　　李副總表示，委派各單位主管去推展系統的做法，主管都很願意配合，由主管自我發起進而推展至員工，由上到下大家合心目標一致，效果立見。且在導入的過程中，喬越投入相當的成本在員工教育訓練上，除了顧問親自到公司進行系統授課和上機模擬外，喬越會將顧問輔導的過程錄影下來，讓同仁之後可以再花時間再複習輔導內容與系統實機操作，內部多次進行上機模擬或Q&A討論，如此導入模式對喬越內部幫助很大。

運用資訊系統，資訊取得不求人

　　喬越以往作業模式，從向國外(美國、日本、韓國)訂貨到進貨，需要費時二到三個月的時間，以往常會因訂單預估錯誤或保存期限誤判，而導致材料報廢，造成數百萬損失，故訂單預估的範圍必須很精準。

　　現今導入系統後，利用CRM系統進行前端潛在客戶及現有客戶之訂單有效預估，並透過EasyFlow系統線上簽核控管訂單，以降低損失，並配合TIPTOP系統控管與記錄進貨狀況，以統籌庫存數量與進貨實際狀況。

　　喬越更訂定【庫存天數控制在45天之內】的目標，為達成此目標，喬越業務人員隨時利用資訊系統取得訂單及庫存狀況，判斷貨品交貨期，且主動追蹤，不再透過電話詢問助理，員工各司其職，皆可透過資訊系統取得最新資料並隨時追蹤與溝通。

　　李副總強調系統就是需要發揮資訊功能，只要願意主動上系統查詢與追蹤，所需資訊皆可立見，而不是透過打電話需依靠他人協助才能取得。

導入樣品單、報價單，提升訂單成長量

　　喬越業務人員不稱為【業務】，而是稱為【應用工程師】。【應用工程師】的工作內容包含從客戶開發到下訂單的過程中，除了確實了解客戶需求所在，並提供正確的膠材樣品給客戶測試，業務人員會花很長的時間在潛客開發與樣品追蹤上，故樣品單對於喬越很重要。

　　無論是花時間了解客戶需求，到送樣後跟催客戶測試狀況，最後客戶確認結果、下訂單，整個作業程序中，業務人員對於客戶樣品用量多少需精準計算、需準備多少庫存單來因應客戶。當預估完成後，再透過後端人員將資料回饋至CRM系統的樣品管理中，且樣品單需透過Easyflow系統進行線上簽核，由主管協助業務判斷內容評估是否有誤差。

　　以往尚未導入系統時，業務人員發送樣品出去，無法得知目前狀況，更無法主動追蹤，業務人員只能在公司等著客戶自己回覆測試結果。現今結合CRM系統與Easyflow系統，在樣品管理上，業務人員與主管皆可清楚地追蹤客戶目前送樣測試階段，啟用系統定時追蹤功能，喬越訂單量同時也倍增，效益著見。

　　另喬越也導入CRM系統的報價單需透過Easyflow簽核，利用最低售價來進行核決權限簽核，由權責主管確認業務的報價金額，以降低報價金額太低所產生的風險。

表單流程管理，提昇業務管理及營運績效

　　未導入資訊系統前，喬越以往只能透過內部會議檢討業績達成率，無法確實掌握客戶情形，開會檢討議題皆為落後指標，無法了解過程並改善。導入資訊系統後，業務每天回饋工作記錄到CRM系統中，並透過Easyflow系統讓主管簽核，業務主管可了解業務拜訪客戶狀況，可即時提供協助，改變以往業務管理行為，化被動為主動，即時掌握客戶情形，內部會議檢討時，也可將相關資料做更有效的數據分析。

　　喬越是創新的公司，不斷尋找新方法以提供專業知識給客戶，在與客戶合作的過程中，當有新的應用案例開發成功，會透過Easyflow系統中的電子表單將應用案例開發過程與經驗記錄下來，建立喬越專屬的知識庫，並透過系統將資訊傳達，讓相關人員可以主動接收資訊與經驗傳承。

　　李副總表示，導入Easyflow電子簽核系統後，其效益是立即呈現的，也期望未來各產品資訊系統可以充分發揮其效益，以達到更寬廣的經營空間，達到喬越未來目標2015 年35億元營收，未來喬越實業更可以藉由全面資訊化這樣的良好基礎，在企業運作各方面取得管理及效率優勢，鼎新也將持續站在輔助的角色，提供最佳的E化顧問諮詢。

▲感謝喬越實業接受鼎新電腦採訪。左起為鼎新電腦中南區整合輔導事業部顧問經理黃子豪、
中南區整合輔導事業部顧問王甄敏、喬越實業副總經理李明聰先生、鼎新電腦北區整合輔導事業部總經理李訓仁。