福壽實業- 串連內部流程穩固外部市場

文：梁仙

福壽實業

發布時間： 2018-06-01 17:10:00

　　福壽實業創立於民國9年，發展至今已邁入第91個年頭，自創業以來，即秉持『勤儉信實』的經營理念，及堅守『品質、創新、服務』的工作信念，而受到廣大客戶的支持與肯定，在飼料、油脂、寵物食品、肥料生物科技等領域，匯聚眾力資源創造精良產品。

　　為了提高競爭力，福壽實業在管理方面特別重視成本的掌握以及庫存的控管。雖然早在十年前即自行開發大型系統，但有兩大問題是福壽實業當初決定轉換系統的原因，第一是各廠區的系統是獨立分開且無法往外做連結，造成資訊不流通與不即時；第二是自行開發的系統僅有進銷存、庫存帳，沒有生產端的系統，成本結算必須花費大量人力用Excel算出來。

　　福壽實業資訊處徐沛妤經理說 (以下稱徐經理)：「當時比較了諸多國內外的系統廠商，甚至考慮過專案開發。最後考量開發的時間成本與效率最後選擇了鼎新的ERP系統，並且在導入ERP兩年之後也導入電子表單系統」。

　　「畢竟我們是傳統產業而且流動率很低，所以大家已經很習慣舊系統，因此導入新系統初期抗拒過程是一定會的」徐經理如是說，並笑稱這是「DOS轉換為Windows的戰爭」。

　　福壽實業採取的方式是先從之前沒有的生產系統開始導入上線，以避免使用者因為對原有系統的既有印像，而對新系統產生的抗拒。當生產系統正式上線，使用者感受到可以隨時了解生產線狀況的便利性之後，第二步置換進銷存系統，第三步讓財務系統上線，之後其他的系統就自然而然地上線了。

　　由於福壽實業的產品非常的多，每個廠區的生產模式也不一樣，有所謂的批次生產及連續性生產的差別，像油脂來講它就屬於連續性的生產，飼料就屬於批次生產，當然也有客製化的需求，比如客戶希望在飼料內添加有其他的營養成份。鼎新ERP在這麼多的產品及不同的生產模式下，因應福壽實業的需求修改，現在每個月都能在8號以前結算出實際成本，解決了舊系統要次月才能結算出成本的問題，大幅提昇了管理者在產品成本狀況的掌握度。

　　庫存的管控對福壽實業非常重要，因為大宗物資是仰賴進口的，會有船期…等狀況，哪個倉庫、哪些貨，庫存量多少，是否該進貨，必須隨時掌握非常清楚，以前沒有生產端的系統，大家都要做手帳，不但效率低且正確性也很難掌握，徐經理表示：「在導入ERP生產系統之後，比以前得到更詳細的資料，在管理上也更方便。」

　　福壽實業本身產業流程方面，在導入ERP時對流程做了深入的檢討，同時合併可以整合的作業。由於福壽實業做的是大宗物資，在內稽內控來說，貨物進出廠區需要有單據，並同時紀錄整台車載出來的數量是多少，和客戶結算真正數量的時候，也以地磅秤出來的重量，當作真正的出貨數量。舉例來說客戶訂了一千公斤，但一台車秤出來不會剛剛好，在和客戶結算時會以實際秤出來的數量，由於行業特性的關係，多出來的部份也要算費用，因此在系統配合上，銷貨單上就必須註明出貨的實際數量。

　　電子表單的部份是從ISO模組開始導入，ISO內部稽核每半年一次，系統會先通知被稽核的人員以及要被稽核的項目，相關的文件簽核也電子表單化，徐經理認為這一部份福壽實業運用的非常好，甚至現在三年一次的外部稽核，外部檢查員也是直接上系統檢查。在資料的準備、留存方面非常的方便，甚至對內的辦法公告也都是利用電子表單，已經是大家很習慣去使用的平台。

　　與其他平台整合方面也有很出色的表現，比如在有效期限的控管部份，福壽實業搭配GMP的食品平台使用，食品GMP的台平在資料上傳時要求完整的生產日期、有效日期、檢驗報告…等等資料，搭配ERP系統的批號管理，將一批一批生產的有效期間輸入進去，所以現在福壽實業也做到了從ERP裡面所產生的資料直接上傳到GMP的平台上面去。另外串連了還包含關貿平台，有些客戶是家樂福體系，會直接在關貿平台上下訂單，直接上網把訂單抓下來轉到ERP裡面。

　　最大的改變是在兩年多以前，做了一個業務行程管理表單。福壽實業的業務員大概有100位左右，以往業務員去拜訪客戶的時候都是手填單，除了一張一張的不好整理，有時也因為手寫潦草，造成事後要建檔、分析不易。後來透過電子表單的方式做業務行程的規劃，包含預排行程，排完之後先送主管審核，若主管覺得行程有不適當的地方可以即時做調整，待業務拜訪客戶回來可在同一張單子上回饋資訊如訪談結果、客戶反應的問題。另外，此張行程表還包含了旅費報銷欄位，即業務開車的里程數、過路費等等費用亦可紀錄並串回ERP的應付作業系統，直接做費用的報支，而主管透過行程日報表即可檢核每位業務費用報支的狀況。也從這個導入之後，讓老闆們更可以感受到表單電子化的好處，因此後續推動更多的表單，比如費用申請單，因為福壽實業有許多廠區，主管常在不同的區域，紙本公文往返往往要花上一個星期的時間，導入EasyFlow後一、兩天就可以簽核完成，ERP結合EasyFlow是一個很順暢的流程，大大提昇了簽核及請款的時效。

　　其實徐經理認為最大的改變與成效在於，User會主動提出將工作所需單據電子表單化的要求，在使用方面遇到問題User會自己試著去解決，並將真正無法解的問題提出給資訊人員，也因此User很了解要用哪支程式跑哪支報表就可以讓工作更順利。不僅是電子表單，對ERP系統也已經很熟悉，熟悉到幾乎不能停機，沒有系統就沒有辦法工作了!!

　　在二十一世紀的知識經濟時代下，福壽實業認為不管在產品、行銷、管理都要加入創新，才能在快速變化的經營環境中永續經營。而企業在營運時，對於資訊系統的依賴是持續的，鼎新電腦確保資訊系統能夠得到充份的支援而不斷的蛻變與進步，以期與創新的福壽實業和全體消費大眾共創雙贏的局面。