合勤控股落實BPM精神-優化作業流程、降低人工成本

內部流程更優化，協助集團決策運作

文：梁仙

合勤控股

發布時間： 2018-06-21 09:55:00

全球領先的網路設備供應大廠-合勤控股

合勤控股自1989年以自有品牌ZyXEL成立於新竹科學園區，身為早期數據機製造商之一，合勤控股在進步極快的網路業界歷經多次轉變。如今，合勤控股已是世上少數能同時提供DSL用戶端設備、電信機房設備、網路安全設備、交換器、無線網路設備、網路儲存設備、以及集中式網路管理系統的網路解決方案專家。

合勤控股總部設在台灣，在美國、歐洲、亞洲有多達32個營運據點，ERP是企業最基本的核心，現階段合勤的製造、品牌在整個架構基本上是完整的。然而，以集團營運的管理概念來看，光內部的ERP就有好幾套系統，因此合勤需要一套系統能夠將總公司和子公司間的ERP互相整合、資訊串連，由於先前EasyFlow系統已難以滿足目前合勤在全球運籌管理跨組織、跨國家的需求，故決定評估導入Easyflow GP電子簽核管理系統。

EasyFlow GP擁有全球化營運的管理與開發優勢

合勤控股謝文峰高級工程師表示，當初會導入主要原因有三：

因為在歐洲那邊有很多非華語使用者需要使用BPM系統，而公司舊有簽核系統介面只支援繁體中文，沒有多國語系，因此無法把簽核系統推到前線使用。
公司舊有的簽核系統與異質系統的整合上不夠友善，對於那時Oracle ERP正面臨升級的合勤來說，有很多資訊都是從Oracle那邊直接轉拋簽核，例如說訂單，這個部份在公司舊有系統上開發較受侷限。
舊有的簽核系統的表單、流程不易開發，因為後期在開發複雜流程時，幾乎都是hard core(核心)在程式裡面，對於之後的維護相當不便利，因此希望可以評估一套非常便利、支援多國語言、價格優惠的系統，而在這些考量下，決定於2009年導入鼎新EasyFlow GP。

在系統導入的過程中，謝文峰課長補充：「除了與鼎新顧問蔡博至和陳珮琪長期配合有相當的默契外，鼎新EasyFlow GP在管理、開發面皆符合其需求，也是當初合勤控股選擇導入鼎新EasyFlow GP最主要的原因。」

透過系統縮小總公司與子公司的管理落差

由於合勤控股是「製造+品牌」的公司，系統上必須要能支援子公司。對於多子公司，總部設立在台灣，在管理海外子公司上難免會有落差，比如訂單狀況、價格簽核等等，以前都是使用紙本作業，子公司提供大概的資料，母公司還要另外去查核，不但在審查上極為不便，還時常會產生落差。合勤資訊服務處林展舟副理認為：「能將電子簽核系統推到前線並且導入流程，不但更了解子公司內部運作的狀況，更大幅縮小了總公司與子公司的管理落差，是導入EasyFlow GP很重要的成效！」透過簽核系統把流程導到子公司是合勤優化管理最重要的重點之一。

每家企業都希望BPM的導入能夠落實「優化作業流程、減低人力成本」的精神，合勤控股也不例外。林副理表示：「整頓流程是需要時間，不只是系統配合人而已，除了要流程設計，並且確認系統能夠做到哪一段的功能，還有人的作業面，要人和系統的完美結合，才能幫助到作業上的改變。」

系統表單設計開發彈性高，技術支援完善

合勤控股的表單都是自行開發，目前已開發約200張表單、上線至今發起了10萬條流程。導入EasyFlow GP最明顯的效益，林副理認為：「表單的設計開發上相當便利，將子公司的簽核流程納進來，甚至進一步結合到Navision ERP的報價自動更新，這個效益就很重要！把子公司的營運透明化，從總公司管理的角度來看，可以了解遠在別的國家的子公司的狀況。」

值得一提的是，在EasyFlow GP上做稽核與合約表單。稽核主要是內部稽核，稽核室覺得流程有甚麼遺漏，就發一張表單告知時間地點和稽核內容，除了通知以外還有進行管控。林副理補充：「其實這個還有其他外部系統跟EasyFlow GP配合，我們有一個工作排程，針對這個來作開發的介面，透過Web可以觸發Web Service另外開表單，嵌回去其他系統的介面，甚至可以呼叫其他系統的Web Service，全部制定化，以機制環環相扣，系統可以彈性的開發和技術上可以獲得鼎新顧問的支援，所以很感謝博至的支援。」

另一個比較特別之處是合約管理，合勤的合約紀錄都會進入資料庫，有採購、業務、工程相關、廠部等，主要就是銷售和進銷存相關合約，因此自行開發一套My eFlow系統，專門來做後台管理，林副理提到：「系統裡面本身會有工作時效管理，在管理上面來講就是若合約到期，系統會在到期的前一周通知相關負責單位處理，是否需要觸發流程或是重審等狀況，會再回饋到EasyFlow GP系統，整個流程是由兩個系統互相搭配來完成。」把傳簽的合約或審核過程用EasyFlow GP執行簽核，完成之後會回饋到My eFlow系統裡。

異質系統間流程的整合與串簽

EasyFlow GP主要是在協助系統之間的簽核、串簽流程等，ERP上的訂單修改，也是透過EasyFlow GP進行審核確認，再將資料回饋至ERP系統。鼎新電腦EasyFlow GP顧問經理蔡博至補充說明：「其實鼎新當初在開發EasyFlow GP系統的時候，便將其定位成任何企業皆可彈性運用的引擎，比如買來可以裝在汽車上，也可以裝在船上的引擎，並非是一套封閉性的系統。」

顧問師陳珮琪補充:「把各個子系統的資訊需要集合在一起，讓員工能夠快速查取，必須要有統一個入口把資訊作轉換或集合，所以合勤依據Information Hub的概念開發了My eFlow平台。」

林副理表示：「我們今年有一個計畫稱為Information Hub，希望資料維護和資訊產品都可以整合在一起，整合成一個平台。當初開發My eFlow用意是要管理後台，例如請假單、加班單和人資系統結合，作為中間中介軟體的系統來處理這段的轉換，這是一個應用，加上剛剛提到的合約管理、領退料、餐券領取等，另外就是查取，有後台管理就有管理報表的需求，現在的系統平台在開發報表，最快不需要半天的時間，機制非常的有效率，今年的計畫就是將此平台和內部EIP入口網站結合在一起，讓平台除了權限管控，bundle在ADE裡面，分不同權限來使用，幫助在作業上流程可以更順暢!」之後合勤也把這個概念複製到子公司。

內部流程更優化，協助集團決策運作

對使用者來說，主要是日常流程的便利，林經理說：「我們有一張請假單，以前無法用舊有系統銷假，需要請人資協助，現在開發一個請假單的請假取消的申請流程，提供使用者更方便的作業。」而從中高階決策層來看，子公司的業務系統整合讓合勤整體內部流程更優化、透明化，對總公司來說，鼎新EasyFlow GP協助重要的決策、KPI。

整合集團內部流程，擴展成功經驗的複製

提到合勤未來e化計畫，林副理表示，主要就是讓系統維護不要分散，讓使用者在使用上也不要分很多系統，近期還會將BI商業智慧系統一併整合，EasyFlow GP的表單在子公司支援也會越來越多。

在跨國企業中，隨時都得因應不同需求的提出而做修改，因此不管對於系統的維護或是開發，都希望其架構是有彈性的、穩定的、易於維護的，EasyFlow GP在表單設計、開發上快速、便利，的確成功地把合勤控股子公司的簽核流程納入系統，甚至進入到ERP的報價自動更新，另外，EasyFlow GP為一套可獨立運作之BPM系統，即便跳脫ERP表單簽核流程，仍可挾Web Services的技術整合利基，恣意悠遊於更多應用系統之間。

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