綠農電科-人力資源管理行動化

文：謝惠珺

綠農電科

發布時間： 2020-03-03 13:57:00

綠農電科股份有限公司為一致力於綠能產業經營之企業，由四大集團董事長家族成員自行投資綠能產業，主要提供太陽能開發與營運管理，坐落於台南運河旁21樓，寬敞開放式的辦公空間、大片窗外的台南市景、時常飄散著的咖啡香，皆使辦公空間營造出舒適友善的氛圍，呼應了公司的經營理念「期許在這片綠色能源的園地中做個務實的農夫，一步一腳印的永續耕耘下去」。近日綠農更是發起了淨灘活動，帶動員工與學生關注環保議題，顯見綠農電科對於環境友善與永續經營的耕耘。

隨著綠農事業版圖的推展，除綠農電科之外，陸續成立了集團下的幾間公司，員工人數也快速成長，原本考勤薪資以人工計算的方式耗時且偶有錯誤發生，因此，綠農選擇了鼎新作為資訊化合作夥伴，透過資訊化與行動方案的導入，讓人力資源管理事半功倍！

基礎架構建立，完善資訊平台

初次造訪綠農時，由於公司處於草創時期，包含組織架構、出勤管理制度等皆尚未完善規範。在本次HR系統導入專案中，透過鼎新顧問提供的行業經驗、相關參考案例、法令知識建議等，與綠農團隊共同討論，陸續完成了部門架構與編碼的編排、考勤制度與出勤規範的確立、薪資項目與計算邏輯的討論等，使綠農的人力資源管理有了強而有力的基礎架構。

而也配合本次專案導入的資料蒐集，重新彙整了員工資料庫，將原本須透過紙本翻查、EXCEL紀錄的各項員工資訊，重新集結整理，完整的紀錄於資訊系統中，透過統一平台的建立，以及系統便利化的查詢方式，無論何時有員工資料查詢的需求，皆可以快速且便利的取得所需資訊，除了可因應法令要求，置備員工清冊外，也可作為人才分析與運用的穩固基礎。

行動方案導入，打破地域與時間限制

綠農HR導入專案的一大重點，即為行動方案的應用。雖然導入鼎新HR之前，綠農已有手機APP打卡的應用，但打卡後的數據仍須人工進行員工出勤、假勤時數的確認，因此本次專案即規劃了鼎新「行動人資導航」 (如下圖)APP的應用，產品的重點為可以使用手機APP進行上下班打卡、線上發起請假加班單據、手機簽核單據、查詢員工個人出勤資訊等。不須受時間與空間的限制，只需要有網路，隨時隨地皆可以完成單據申請與簽核，大幅提升了員工與主管的作業便利性，尤其適合如同綠農一般，有許多出差與外勤需求的員工應用。

行動方案.png

▲ 行動人資導航

透過「行動人資導航」的應用，在手機中，員工可即時查詢請假剩餘時數、出勤打卡紀錄，送出假單時也會做到請假時數稽核的管控；再者，刷卡數據或單據產生後，皆會即時回傳HR系統中，搭配系統中定時自動檢核出勤異常的功能，資訊沒有時間落差問題，隨時接收最新最即時的訊息，不像過去須透過人工比對出缺勤紀錄，有效的減少了人資追蹤確認的時間成本、提昇作業效率。

自動化作業，培養員工自主管理

除了「行動人資導航」手機APP與ESS線上電子表單簽核平台的運作外，系統導入搭配了定時自動檢核出勤、每日自動寄發出勤異常Mail通知、每月自動發送加班匯總表Mail通知等功能，使每日、每月的出勤檢核程序皆可自動化運作，不僅簡化了人資庶務性質的工作時間，更進而培養員工自主管理個人出缺勤的良好習慣，透過資訊化的推展，達成人力資源管理的優質循環，更能讓全體員工皆能有效的提昇作業效率，將系統使用的效益延昇到全體員工，盡而營造自動自發的良好管理氛圍！

員工自主管理循環示意圖.png

▲員工自主管理循環示意圖 (鼎新電腦整理)

人力資源管理事半功倍

除上述各項考勤管理面之運作，薪資作業的自動化也提昇不少，包含考勤自動連結薪資計算、薪資轉帳快速轉出可直接上傳銀行之媒體檔案、一鍵發送Mail加密薪資條、所得稅申報由系統連結產生等，皆有效的提昇各項作業效率，簡化日常庶務性作業，使人資有更多時間關注人才發展議題。

透過HR的導入，目前已大幅縮短了計薪所須耗費的時間，每月僅約花費2小時，即可完成薪資計算、薪資轉帳等處理，紮實的達成事半功倍的成效。而本次HR導入專案的成功，除了鼎新顧問與客服團隊的運作外，最大的因素須歸功於綠農團隊的全力支持，從每次的輔導會議中，主管葉經理皆全程參與，即可顯見綠農團隊對本次資訊化專案的重視，並且，人資團隊也依導入進程，準時完成每次會議的待辦事項，因為團隊人員的配合，才使專案的推展順利且成效顯著。