啟銘機械3大關鍵提升專案進度管理 扭轉有單出不了的窘境|鼎新電腦

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啟銘機械3大關鍵提升專案進度管理 扭轉有單出不了的窘境

新手如何短時間內快速上手?

文:陳祈廷

啟銘機械

發布時間: 2022-10-24 14:34:00

專案管理 專案進度管理 機械設備 機械設備業

「業界一個合格的專案PM至少也要5年來養成,若要做一個大型整廠輸出的案子沒有10年經驗無法達成,但現在短時間內從無到有賦予知識概念,PM接著就讓專案管理模板帶著做就好!」

 

國內首家通過ISO 9001認證的碎石機械製造廠,也是台灣碎石機具領域最具代表性的品牌之一啟銘機械,如何透過新工具的輔助,在人才招募不易的時代,讓PM快速上手,專案順利推進,突破有單卻出不了的不甘心?

 

啟銘研發多種碎石機具,可將砂石磨成較小的顆粒,減少河砂或海砂的開採,範圍涵蓋整廠碎石設備諮詢的規劃、設計、安裝、售後服務及操作訓練,以外銷多國的市場經驗與擁有多項獨步全球的結構設計改良,取得國內外23項專利。

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機械設備業在專案管理面臨的挑戰是?

 

常見機械設備業者,於生產製程與啟動專案時,仍然使用老方法管理,即便有專案管理思維,卻因為沒有工具上的篩選支持,而落入沒有效率、進度拖延等問題。

 

機械設備業有單機與整廠輸出的行業特性,專案管理上複雜的工作、人力配置與大小專案的整合,如過程不透明,任務太多抓不到重點,客製化程度高,專案進度追蹤不易;預算與成本難控管以及因為設變衍生的各種變動。


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整廠的專案管理,更需要縮短從評估設計單到整測驗收單的距離,不再只是單一設備完成,更要與協力廠商一起控進度,達成目標。

 

專案進度超卡關 與訂單交付最遙遠的距離 

 

啟銘機械的專長為砂石廠整廠規畫輸出,通常一個整廠專案就有4~5個如生產設備的子專案,舉例來說,要到客戶端做砂石廠的建置,需要與供應商的鋼構設計與組裝,輸送帶也要到位等,才可以完備。

 

整廠輸出與子專案的任務加起來很多,以往都要等董事長簡誌宏追蹤才知道進度,過程停等就導致訂單無法出貨。

 

簡誌宏有感而發,「只有20幾張單的時候,可以由我直接下指示,但公司要擴大規模、不斷擴廠又擴點接海外案子,接單成長不能只靠我,這樣勢必崩潰。」

 

他以手腳與大腦來比喻接單流程的運作,簡誌宏說,我們家的手腳:設計、採購跟製造都很強壯,但擔任大腦的生管卻出現了問題。

 

一個整廠專案就有4~5個的子專案,如何順暢整體專案進度管理,是很痛苦的問題。「不怕接單沒得接,而是接了卻出不了!」

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上百個任務不知由何處理起、彙總整體狀況也不易,造成停等衍生客戶承諾交期不如期,與協力廠商的配合都是客製化,無法以之前的經驗做為覆用。

 

鼎新顧問石青玄補充,啟銘很多物料都是組裝前才知道東西沒有到位,發現還沒發包還沒追料,影響到安裝出機。外包也來不及,影響廠內組裝好的設備無法出貨:機台已組裝入庫、遲遲無法出貨造成積壓,漏東漏西,導致缺料停工,出貨訂單延遲交貨情形嚴重,延遲交付佔比 64%,現場空間都被無法出貨的設備占滿,無法再上其他訂單,空間利用率與產值很低。

 

訂單交付隱憂  從關鍵路徑規劃與專案進度預警突圍

 

專案進度管控順暢與訂單準時交付如何同時具備?新手PM一定會在接手專案上手忙腳亂?

 

一般的專案管理認知可以從甘特圖看進度,但是甘特圖無法看出專案的哪一項任務與進度應該找哪一個負責人,或是對整體專案的影響性。

 

啟銘從「專案進度管理」著手,以3大關鍵協助老闆賦能,從第一個關鍵路徑規劃輔助PM掌握關鍵任務,到第二個母子專案進度追蹤,以母子專案串聯,至第三專案進度預警,讓事情先預先經過新應用系統的判斷,自動偵測異常狀態。

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石青玄解釋,關鍵路徑規劃,就是在專案計畫的時候,先清楚擬定每一項任務之間的關係,跟每一項任務開始與結束的日期,有這樣的資訊,系統可以自動去推算關鍵路徑,因為每一個專案對PM來說,並不需要每一專案都投入一樣的管理資源與心力,而是針對會對影響專案的關鍵進度去掌握即可,確保專案資源投入的成效。


母子專案進度追蹤,讓PM以母專案快速串聯,即時掌握各項子專案整體進度自動偵測各子專案關鍵任務狀態,主動通知PM整體專案風險。

 

專案進度預警可以自動偵測跨部門、跨廠商的任務狀態,以風險管理的概念,自動提醒任務當責者執行則能自動偵測異常如怠工、逾期,提醒PM落後風險強制優先處置,降低停等損失。


從不確定到確定 擺脫瞎忙專案準時交付

 

石青玄說,以專案進度管理概念傳遞給啟銘的PM與搭配的採購、現場生管、甚至廠商,讓他們知曉管理的關鍵:包含關鍵路徑於專案管理的重要性、如何解決因排程效率不彰所造成的成本上升。

 

R&Dimg01.png「把專案模板跟任務之間的關係設好之後,就算他是新手PM,也不用擔心」,石青玄說明,高效留存專案管理的知識經驗,形塑成每一個類型的模板,PM可以快速運用這樣的模板,統籌專案管控與專案計畫。

 

由原本只能由董事長一手管控的專案,讓新手也能於短時間內熟悉,賦予人力資源重新定義的可能性。

 

啟銘於專案進度的掌握大幅提升,整體專案如期率增幅25%,提升訂單如期出貨,任務進度準時率增幅54%。

 

簡誌宏說,專案進度管理的效益提升,「對接單準時出貨更有信心。」

 

接單目標可以從2.6億到3.2億,每年出貨機台從100台上升到130台,若每月機台準時出貨提升,減少停等並增加現場空間利用與現場產能,每年產值提升5%,營收目標增幅 23%。

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專案進度管理的提升,對啟銘來說並不是砍掉重練,而是奠基於50多年來的機械專業技術核心,從根本進行改善,就能以更強大的基底,悄然有力的成為再創價值成長的引擎。 


機械設備專案管理快速上手:http://bit.ly/3DzH4SA


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