伍全導入商業智慧，強化管理細緻度，有效提升決策品質

指標樹管控進銷存，充份發揮集團資訊自動化效益

文：江偉均

伍全企業

發布時間： 2018-10-23 17:26:00

集團管理 商業智慧

伍全企業簡介

　　伍全企業股份有限公司成立於1987年，從事模具、機械標準零件的設計製造和銷售，除了自有產品外，也代理日本、德國、瑞士、義大利、美國等優質零件提供業界。目前擁有60,000以上的標準零件庫存，加上特殊件後超過十萬種以上產品，並透過網路平台銷售，為國內首屈一指的零件供應商。

　　伍全藉由兩岸的服務網絡，將規格複雜的工業產品銷售至各地，配合強大ERP管理系統，打造智慧化供應鏈，無論在品質或交貨準確度上，深獲客戶高度肯定。

利用指標樹快速管控進銷存，充份發揮TIPTOP ERP集團資訊自動化效益

　　伍全原本即為鼎新電腦Smart ERP客戶，因業務版圖擴張、產品品項多元發展，中小企業規模之ERP已無法滿足其集團架構與整合需求，故決定於年前導入鼎新TIPTOP ERP與BI商業智慧，以提供客戶更完善迅速的服務。

　　陳威廷先生為伍全企業總經理特助，在接受訪問時，提到台灣機械零件業面臨最大的挑戰，其實並不是價格或成本，而是市場：「台灣製造業不停萎縮，客戶一直在消失，島內的訂單有五成以上都已移至海外生產，沒有這些製造的需求，工業基礎的零件到底要賣給誰？」所以伍全近年來積極拓展外銷與電商，就是為了打開各種銷售通路，讓世界看見他們的產品，而唯有先做好資訊管理，運籌帷幄，才能在全球化的競爭下，搶得「快」與「準」的優勢。

　　伍全企業資訊室許昭祥經理，在TIPTOP ERP與BI導入的專案中扮演極為關鍵的角色。他表示，過去使用Smart ERP的期間，高層若有任何分析管報的需求，都必須依賴MIS人員寫外掛程式來建立自製報表，若要看的內容有些許微調，一切可能就要重頭來過，對時間與人力來說都是很大的負擔：「除了需要手動維護報表外，Smart ERP還有一些資料面的限制，無法光靠資訊室的人力克服，但導入TIPTOP之後，對更多細部資料有了連結跟維護，可以看到的面向就變廣了，再藉由BI對分析維度的靈活應用，對應KPI的指標呈現，管理層可花更少的時間、得到更多決策性的資訊，對公司整體來說幫助很大。」

看得越廣、管理更全面；看得越細、更深入問題

　　原本導入BI商業智慧著重在業務面的銷售分析，但經由鼎新顧問江偉均的建議，伍全企業實行了企業健檢、加入改善存貨週轉的一些指標，例如減少新購商品採購數量、每月定期調整採購參考之安庫數量等，對此，陳威廷特助認為，ERP產出的報表都是明細資料，銷售歸銷售、庫存歸庫存，但管庫存卻不能只看庫存，因為庫存跟銷售是一體兩面的事情，以前要靠MIS寫程式、分別到不同的資料庫裡面撈明細資料，再交由同仁自行整理出所需管理報表。現在則可以透過BI的多維度平台，讓採購與銷售完整結合，直接產出整合好的報表。

　　「多樣化且充足的庫存是伍全採行的經營模式，每項在目錄上出現標示有庫存的產品，都代表伍全對客戶的承諾；而且台灣的客戶寧可多花點錢也不願意等，有庫存才下單，幾乎無關品牌忠誠度！」陳特助說：「安全庫存也是一個難題，我們曾遇到庫存商品因為擺放時間長，跟同項目的新進產品有色差，客戶無法接受，只好放棄從庫存出貨、全部改進新品。」過與不足造就了管理的兩難，究竟要多少的庫存，才能同時掌握銷售先機與存貨成本的平衡？如果看不到數據，便很難從細部著手改善：「剛剛許經理有提到，商業智慧BI報表可以比以前看得更細緻，所以我們便能發掘原本忽略的問題，過去只能憑經驗知道存貨成本可能過高，現在就能拿到更精確的數據，進一步分析合理的安全庫存應該在哪個範圍內。」

掌握趨勢，才能越做越好

　　「另外一個沒有商業智慧BI便無法做到的，就是趨勢分析！」陳特助說：「以前公司管理報表很難顯現出因時間而變動的趨勢，比如新品庫存量的變化，如果比例持續增加，一方面要檢討新產品的銷售政策，另一方面則提醒我們備料應該要更加謹慎，以前這些都是憑著主觀或靠主管的經驗來判斷，但現在有清楚直覺的BI圖表，就好像是健康檢查報告一樣，能立即知道自己有沒有越做越好。」

　　鼎新電腦顧問江偉均補充說道，除了「時間」這個維度，可以讓決策層觀察主要的變因外，BI彈性且靈活的篩選條件，經交叉分析後，幾乎不會遺漏任何可能影響獲利的缺口，一如結案報告時提報的庫存指標數據分析報告，很清楚地顯現，雖然未銷售的安庫及無安庫品項數沒有明顯減少，未銷售安庫品項成本金額降幅卻很明顯，表示高單價或高成本庫存在此期間銷售相對較活躍，這些經過組合的訊息，都一再地提醒管理者朝著正確的方向前進，同時也驗證這些決策，對公司是否帶來正面的影響。

從一到零，人為判斷仰賴系統正確無誤的數據，降低與事實的落差

　　BI商業智慧上線後，伍全開始著手於企業流程的改造，首重的便是降低庫存成本，待ERP系統後續完成透過歷史銷售紀錄、自動批次維護安庫數量的機制後，只需要最後一關的人為判斷，是否要「由一轉零」、不再備貨？如週轉低的商品，最後會面臨即使賣完，庫存也不再採購、轉為非安庫品項的決定。這些重要的決定，背後其實仰賴豐富的管理經驗、與無庸置疑的真實數據。

　　陳威廷特助表示，自動化是全球趨勢，但管理還是需要加入多面向的考量結果，諸如有一款商品屯積多年，公司好不容易接到一些零散的訂單，將其清空，正慶幸解決心頭大患，沒想到只因為系統出現「零庫存」，就有缺乏判斷的採購馬上進貨，造成滯銷品永遠賣不完的窘境；豐富的經驗也需要資訊的輔助，現在有了BI更廣更深的視角，相信「由一轉零」的決策會更輕鬆、更沒有落差。

　　最後，陳特助給了鼎新商業智慧非常正面的評價：「BI是個很好的產品，導入它的好處，除了前面談到的決策提速之外，就是讓視角更寬更廣了。在導入過程中，鼎新顧問同時把在其他大型企業累積的管理智慧分享給伍全，讓我們走出伍全思維、看見更多可能！」

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