安美得生醫健全管理制度掌握市場脈動

提升帳務快速結算能力、提升產銷規劃能力

文：張宏澤

安美得生醫

發布時間： 2018-10-23 15:12:00

AMED Co., Ltd. 安美得生醫股份有限公司於2009年成立，致力於水膠製程與劑型開發技術，包含紫外光交聯技術，可使水膠敷料同時具備高吸收能力、高生物相容性。其高效率及使用簡易的操作特性，尤其適合傷口照護應用，對手術後傷口照護以及因高齡化所引發之褥瘡、糖尿病足、靜脈潰瘍等傷口照護市場影響甚鉅。

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流程再造為擴大市場鋪墊基礎

　　在優質的產品帶動下，安美得生醫每年營收以倍速跳躍式成長，隨著業務版圖的擴張與營收成長快速，安美得在存貨水準、資金調度與營業淨利上迎來了挑戰。

　　安美得生醫成立之初，使用的是鼎新電腦的eGO系統，以及友商的銷售接單系統。但這兩套系統間並沒有整合，雖然業務於外部接了單，但卻發生不同步且重工的狀況。加上業績成長快速，內部控制開始陸續產生管理需求，未來也規劃IPO。安美得生醫開始評估符合上市櫃內稽內控原則且了解醫材行業的系統廠商做導入。

　　談到挑選系統廠商，管理部處長說：「其實因為eGO的經驗，本來沒有要導入鼎新系統的，但業務帶來的顧問非常的專業，也對醫材行業相當了解，所以願意再給鼎新一次機會。而事實也證明了，當初的決定是對的。」

抓取營運管理痛點

　　鼎新的顧問開始與安美得接觸後，除了一般的系統導入流程調整輔導外，也從營運與管理層面抓取管理痛點。

管理層面	管理挑戰	導入重點
銷售報表	業務跟主管常常換區域單位，負責客戶又不固定。舊系統無法產生屬於該人員區域的週期性報表。	1. 針對各醫院、各科別、各分類下的編碼原則重下定義 2. 以負責業務員的業務主管做區主管的報表派送。 3. 把負責銷售的業務員銷售資料派送給業務處長。
產銷規劃	系統庫存準確度低。總代理有效客戶數有25,000多個，但當初分類的不夠好。怎麼分析，如何抓取都是大問題	1. 重新規劃生產流程，透過銷售預測為安全存量做緩衝 2. 強制拒絕EMAIL與電話等非ERP憑證的需求來源，明確生產需求來源為因應生產需求產生的採購計畫請購單，並規範內部各階段簽核時間
製造現場	製造無全域產銷規劃機制，且製造現場資訊不易取得	抓取各產品各途程在各製程的前置時間，排定生產排程
帳務材料	採購無全域備料機制，多急單，準交率約為30%。且無法做供應商評鑑	區域與料架上的分類與標籤。明訂見ERP核准單才處理庫存料件的異動，落實進出倉庫的點收，確保帳料一致。
成本結算	以往沒有計算成本。成本多為抓取同業比來估算	導入成本計算流程，做出各品項每月成本變化分析以及標準與實際成本比較分析流程說明，抓出差異。
帳務結算	財務報表結算產出日為下個月25號，做資金預估不及時。	透過資金預估明細表，彙總後就可以產生未來的收支分析報表透過基本資料與前端進銷存應收付票據固資自動分錄的設定，日清日結的系統拋轉分錄

銷售報表分析能力提升

　　系統導入輔導會議上，鼎新張宏澤顧問針對各醫院、各科別、各分類下的編碼原則重下定義。客戶分類接上編碼規則後，總院號請款開始變得快速方便，而產出總院號報表由原先的半天改為只需3秒。

　　另外針對外部的銷售業務，BI顧問詠如透過BI 6.0版本進行以客戶資料為依準的業務員做銷售報表派送，派送報表如下：

以負責業務員的業務主管做區主管的報表派送。
把負責銷售的業務員銷售資料派送給業務處長。

　　負責訂單的沅真說：「以往系統要從不同地方抓資料，整理麻煩。現在鼎新系統蒐集資料快速，且自動拋出報表相當方便。」在內外部報表IT支援的規劃下，鼎新WF+BI系統徹底滿足內外部業務，隨時知道業績與庫存狀況的需求。

產銷規劃能力提升

　　安美得的訂單到出貨期相當短，平均約為2天內出貨。也因為如此，以往的備貨方式是透過安全存量的訂定來進行存貨的生產，但安全存量的備貨模式卻也很容易造成存貨的積壓。

　　顧問在了解問題後，重新規劃生產計劃流程，並定義安美得的產銷模式為MTS模型。由業務提供滾動銷售預測，週期更新，並由生管將銷售預測透過LRP系統產生生產計劃後，經過調整產生相對應的相依需求計畫。而安全存量則重新定義做為緩衝。

　　另外在採購的部分，強制拒絕EMAIL與電話等非ERP憑證的需求來源，明確生產需求來源為因應生產需求產生的採購計畫請購單，並規範內部各階段簽核時間。在流程調整順暢與資料正確的前提下，採購現在已可透過交貨/品質評等作業，抓出短交/溢交/遲交/早交/溢價/不良/扣款等問題廠商，進行供應商的評核與跟催。採購宛利說：「WF系統增加了便利性/效率，很多資訊查詢一目了然。」

掌握製造現場能力提升

　　要能順利如期的生產，首先要能掌握產品的前置週期時間。安美得透過顧問的協助開始抓取各產品各途程在各製程的前置時間，排定生產排程。而製造現場則依照生管的排程，進行製造需求的生產與SFT廠區生產追蹤系統的流程報工。

　　在人員有效報工的狀況下，透過閒置或逾期看板來查詢目前超過閒置天數大於設定天數以上的製令或逾期未完工的製令，並可往下查詢是哪道製程閒置或延遲過久。另外設定每日早會抓出產品直通率與設備稼動率分析。

　　安美得生醫透過資訊系統導入與資訊技術的支援來排除生產現場的理由跟藉口，隨時注意疏失，專注改善績效。

帳料一致能力提升

　　先前因為業績快速成長，廠區一年一擴的情況下，廠區的規劃變得混亂。且因為紙本與系統單據夾雜使用，造成倉管人員信任手中Excel多過於系統庫存帳的狀況。這部分由ERP宏澤顧問在巡廠時就陪同重新檢討劃分，並做區域與料架上的分類與標籤。明訂見ERP核准單才處理庫存料件的異動，落實進出倉庫的點收，確保帳料一致。並定期注意安全存量與呆滯料品的狀況。

　　倉庫主管常榮說：「導入WF系統後，庫存準確度進步很多，有將近80%的信任水準。另外因為現在開會都直接從系統撈報表，紙張列印減少很多。目前我們會定期跑庫存異動報表、定期抽盤、定期跑呆滯料報表等…。更重要的是，我們已經達成了沒有ERP單據不處理的狀況，個人認為比起以前倉庫水平進步相當多。」

成本結算能力提升

　　如前所述，安美得生醫以往沒有計算成本。成本多為抓取競爭對手售價來估算。這次導入WF ERP，導入成本計算流程，陪同結算3個月成本，之後安美得自行結算後續的成本。系統結案時成本結出日期為次月3~5號。

　　但安美得生醫的管理處長針對成本結算的要求做到不只做到結算，更做到由生管蒐集各產品各製程標準工時，每月成會淑微結算實際成本後，會做各品項每月成本變化分析以及標準與實際成本比較分析流程說明，抓出差異。現已可自行由系統產生投入產出分析表、銷貨製造成本表、產品6個月成本趨勢表。

帳務快速結算能力提升

　　導入系統前因為帳料不一致的關係，過去於每月25號後才能產出上個月估算的財務報表。管理部處長說：「WF系統上線後，帳料一致的狀況改善的相當多。舉例來說：發票由業助單位逐張開立後，銷貨單核准便自動產生結帳單給會計單位簽核。另外也因為採購單等單據都如期輸入，我們現在從輸入開始就已經可以進入資金預估階段。且透過資金預估明細表，彙總後就可以產生未來的收支分析報表。而未來收支分析對於我們公司真的很重要。」

　　針對會計帳的部分，會計經理說：「透過基本資料與前端進銷存應收付票據固資自動分錄的設定，日清日結的系統拋轉分錄。我們現在財務報表的產出日已進步到次月5~7號就可產出。比起以前次月25 號產出，進步相當多。」

系統導入效益

管理挑戰	未導入系統	導入效益
備料/生產較無計畫高庫存、營運資金積壓	庫存準確度約50~60%	庫存準確率達80%
多急單、多存貨、多在製	採購達交率40%、製令準時開工率20%	採購達交率提升到80.71% 製令準時開工率提升到100%
生產進度無法有效控制	生產狀態須巡廠得知生產良率統計不易生產超耗率資料無法參考	生產看板即時得知生產良率 92.46％、生產超耗率0.54％
未編製資金預估表的公司，即使業績再好，也可能陷入周轉不靈窘境	沒有做資金預估	產出資金預估表只需2秒
成本多為抓取同業比來估算，影響產品定價與新產品開發	沒有結算成本	上個月成本可於3號產出，並做實際與標準成本分析與趨勢分析
內部財報自行結算但參考價值不高	上個月財報可於本月25號左右產出	自動傳票比率95.3% 於本月7號前可產出上月財報

跨部門協作成為導入成功關鍵

　　安美得生醫管理處長對於鼎新系統與顧問將近一年的輔導表示肯定。讓安美得公司因系統而建立了成本帳，成本帳的建立攸關公司銷售價格制定，讓公司的訂價可以有更好的依據。庫存管理的方面也有所改善，不管是生產、採購、業務到會計端，都能因流程建立而有基本的管理思維的提升。在銷售端，也可即時提供相關的銷售數據，讓公司可以快速掌握市場脈動。另外各部門原本是各做各的，無法串聯，到現今制訂公司內部的作業流程，各部門可整合一起。「雖然目前我們還有很多待改進之處，可是在這系統的基礎架構下，我們公司將可以管理再精進。更上一層樓。」

　　　實際上，安美得生醫管理處長幾乎每會必到，不斷的像海綿一樣吸收並思考，不斷的做管理的精進與改善。由此可見，管理處長的投入與ERP小組同仁的支持，是ERP順利導入與效益產生的最大推手。

　　展望未來，安美得生醫短期目標將以自有品牌行銷國內外市場，並結合臺灣各大相關敷料廠優勢，成為國際級醫療敷料製造廠及自有品牌OBM。長期目標則是以水膠技術為基礎，研發各式相關產品，進一步為含添加藥物之功能型複合水膠產品，專研皮下修護之水膠應用，期能將中西醫學與經皮吸收、創傷療護三者融合，提出一套全方位創傷療癒系統，帶領人類醫療方法的進步。