應用奈米科技管理效率提升增加企業競爭力

文：劉純熾

應用奈米科技

發布時間： 2018-11-02 17:45:00

公司簡介

　　應用奈米科技股份有限公司成立於西元2001年，是一個真空設備關鍵組件專業設計製造廠，主要以奈米科技應用技術研發為導向，提供工業技術服務與產品的營利組織，在2003年成功研發製作出台灣第一顆磁流體軸封(Magnetic Rotary Feedthrough)，加上專業的研發及製造技術，為一種可以在真空中密封，同時可以將動力由大氣傳遞進真空的關鍵零組件，且因應客戶客製化的需求，推出旋轉磁流體軸封、線性磁流體旋轉軸封等相關接觸角量測儀器及自動化設備。

主要產品：磁流體軸封
應用產業：半導體產業、面板產業、太陽能產業
應用實績：美商應材大型濺鍍設備、日商優貝克大型濺鍍設備

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一條龍作業活絡企業流程

　　專案負責人林俊銘副總經理：「想要透過電子流程，將公司主流程(從業務接單到銷貨)的每個環節透過系統來自動通知給下個流程，也透過電子表單可以跨地點的簽核，加速簽核效率，另外，將資料累積到系統中，透過工具將資料轉變為資訊，進而轉換成知識」。

導入系統源起

　　應用奈米科技在鼎新電子表單BPM(企業流程管理)系統導入前已經有導入了鼎新Smart ERP(中小企業資源規劃系統)、BI，將企業內部整個流程資料紀錄在系統中，從業務報價、訂單、生產、採購、入庫、出貨、財務，也透過BI將高階主管想看到的一些資訊做決策，但客戶PM林副總覺得每個作業的流程並沒有串在一起，還是都透過人工(口頭、MAIL)的方式來進行溝通，往往因為人員的疏忽造成流程斷鍊，主管在追蹤的時候也無法得知目前的狀況，必須口頭詢問，所以在2016年12月決定導入鼎新電子表單BPM(企業流程管理)系統，除了將公司流程緊密的綁在一起外，也順便將資料紀錄在系統中，改善目前使用人工的作業，降低人工作業成本的損耗。

透過系統強化內部流程

　　在此次輔導期間，PM林副總很清楚的了解這次專案的目標：1.人事差勤表單電子化、2.主流程的效率提升，其中主流程(業務報價前到生產完出貨)也是此次輔導的重點，所以在輔導第一階段，透過電子表單的設計工具將人事表單設計到系統中，並把人事相關表單的簽核流程正規化，也順利的讓使用者可以在線上申請，主管在線上簽核表單，加速簽核效率，加上IT透過自行開發算薪水的程式，取得系統的表單資料運算、統計，大幅節省人事計薪時間，往往人事在算薪水時，平均每個月須要花費3~5天的時間計薪，但透過電子工具後降低到只需要1天的時間就可以把公司員工薪水計算出來。

　　員工習慣了電子表單系統後，導入小組接著進行主流程的流程優化，主要分為兩個部分：1.業務報價前的新客評估流程、2.生產階段在ERP每隻作業的自動銜接，其中業務新客評估流程，在未導入系統前，業務單位透過一張可行性及成本分析需求單來記錄並追蹤工程部評估進度，用此種方法所遇到的問題在於自己維護自己客戶的評估進度、追蹤，加上主管並無法查詢目前新客的評估進度及結果，另外除了可行性及成本分析需求單外，還有一張可行性及成本分析單總表記錄完整的清單，造成人員重工，所以透過顧問的建議，製作一張業務新客需求表、工程可行性&成本分析表單，並將這兩張表單流程自動串接，業務可以很即時的在系統中查看自己開出的需求單評估的進度，對於主管可以在系統中可以對於評估的結果進行審核，審核後也可以馬上通知業務單位評估金額，以往，業務單位對於一間新客需求單的時間為5天，系統上線後可以將新客評估的時間縮短到4天以內，縮短了業務報價前的時間，提升業務報價的時效。

　　主流程的第二部分：客戶下訂後的生產程序，透過系統的自動通知，將已確認的訂單資訊通知給工程、研發、生管，可以馬上安排生產程序並開立製令、請購、採購，提升流程反應速度，主管透過線上電子表單的特性，可以立即在瀏覽器簽核表單，減少人為的耗時及錯誤更能對生產整體流程縮短。

　　對於應用奈米科技，透過此次電子表單的導入，達到流程自動化，除了原先達到的目標之外，更把員工的作業行為拉進系統中，讓員工的作業制度化、標準化，減少以往人員的口頭溝通，取而代之的是透過系統來限制員工，大幅減輕了高階主管、IT以及員工的人員成本。IT也提到，透過系統可以讓紙本表單電子化外，更可以透過表單流程實現，將員工習慣系統後，後續就可以很順利的開發。

管理挑戰	導入效益
紙本傳簽，常常造成單據的遺失。	加速流程反應速度->表單送簽核，可以立即追蹤表單處理進度。
跨地區、跨單位簽核效率低落，無法有效率的溝通。	流程自動化->表單無遺失問題，若有逾時簽核情況，系統會自動警告提醒。跨區填單簽核，加快簽核效率，資訊傳遞更加精準，確保產品品質。
簽核數據無法立即呈現，需人工統計分析。
無落實流程制度，人員溝通成本高。

清楚而明智地規劃未來並持續優化

　　未來應用奈米科技將持續開發自製表單，林副總表示：「未來想要透過電子表單針對異常流程系統化，分為內部異常以及外部異常(8D表單)，將表單電子化、流程電子化，因為往往紙本作業並沒有很落實，主管常常也無法得知處理進度，目前8D中D1~D3的的處理時效為3~5天，除了要縮短處理程序外，更重要的是將D1~D8可以將記錄作保存，後續透過系統查詢歷史資料、分析、統計，將重要的決策資料提供給高階主管」。

▲感謝應用奈米科技副總林俊銘(左二)，IT 曾煥鈞(右二)，鼎新電腦BPM.NET顧問部經理黃子豪(右一)，