德騰企業配合法令規範，輕鬆達成溯源管理

文：蔡妮芸

德騰企業

發布時間： 2018-11-02 17:39:00

進銷存管理 財務會計管理 食安管理

為求客戶服務至上，內部流程體制先改善

　　德騰企業有限公司成立於1978年，營業項目主要以農業暨環境衛生用藥為主，成立至今一直秉持著『專業品質、研發創新、用心製造』的經營理念，透過銷售管道，最終服務台灣中南部的農民，因此更是重視現今的農業發展，開發更多農藥，並提供更優質產品，以迅速負責之態度服務客戶的需求。

　　德騰企業主要提供各類農藥與肥料，以雲林西螺為中心，服務至週遭鄉鎮的多家經銷商、農藥行及農會，因應農業生態有著季節不同，所需農藥肥料也有所不同，為了配合農業特性，迅速、及時的提供各類農藥肥料，就成了德騰最重要服務特質。進年來又因政府新的政策，必須做到農藥的流向管制，便於追查農藥來源於去處，此政策發佈時，引起許多農藥販售業者的反彈，原因不外乎是沒有合適的因應工具來執行，以2014年的數據來看全台灣農藥販售業者約3600家，僅有600家「電腦化作業」，所以資訊系統更是必要的工具。

重整企業流程，資訊斷層重新接軌

　　德騰企業的業務群每日在外不停於各家經銷商、農藥行及農會奔波，為求快速，僅以紙本填寫訂單需求以及出貨量，或口頭告知辦公室人員，無法完整保管訂單資料，若有訂單量未達交，除了業務自己能掌握，其他人皆無確切資訊，採購也無法得知正確補貨資訊，資訊出現斷層。又因服務至上的方針，業務都盡所能的控制接單到出貨僅一天之差，若貨源不足，或無法及時回到公司倉庫載貨，就會先跟經銷商調貨。

　　為了達到服務與系統資訊能一致，打破原有較無規章的作業程序，大膽調整訂單到銷貨的流程，著重於資訊同步與正確性，重新要求業務的紙本訂單撰寫內容要詳細明瞭，辦公室人員按照紙本訂單資料，完整建入系統的訂單當中，後續也以系統的銷貨單產出憑證，確保出貨數量與存貨計算正確，連帶後續對帳時，也可以更加明瞭輕鬆的完成，減少錯誤狀況發生。

　　業務若在外跟經銷商調貨，也需回饋辦公室人員執行系統的借入流程，紀錄借入與後續歸還或轉進貨的狀況，不但利於追蹤，也可以做到後續帳款的處理。

上有政策下有對策，流向管制輕鬆面對

　　因應食安風暴層出不窮，農藥殘留超標更是長久問題，政府提出農藥流向管制的政策，用於追蹤農藥使用者與用途，以及農藥來源追蹤。政策ㄧ出全台農藥業者反抗聲音此起彼落，反對的最大原因就是因為無法確實紀錄來源與去向。德騰企業在此時選用了鼎新的SMART ERP，為了達到農藥追蹤，導入批號管理功能，不論進貨或出貨，都詳細紀錄批號資料，後續批號的異動追蹤就輕而易舉。

　　雖然看似導入批號管理功能就可做好流向管制，但導入過程中，問題其實不停浮出，例如廠商提供農藥批號的時間點，並不完全跟進貨時同步，所以進貨當下常常無法得知批號，就算直接查看農藥外包裝的批號，也因為每次進貨數量太多，人力也不足，根本無法一一紀錄。不過德騰企業的小老闆決心做好流向管制，所以最終以強硬態度要求供應商出貨時，就要附上出貨的批號資料，來完成後續進貨作業。

貼近企業需求，重整流程也建立使用者信心

　　輔導初期，可以感受到使用者對系統的擔憂與抗拒，因為德騰的所有進銷存的相關單據，皆由三位會計小姐負責建立，因此一人多工的狀態下，還要花時間接觸新的資訊系統，難免有抗拒之心。

　　為了排除使用者抗拒的狀況，梳理流程時，不停與使用者討論，了解德騰實際的狀況，調整出最簡易輕鬆，但又不影響資訊串接的流程，讓使用者感受到導入新系統後作業流程是更清楚簡單，而非複雜的難題。上線後使用者也對流程輕鬆掌握，從沒出現對已定義好的流程有異議或不確定的聲音。當然使用者上線前也非常認真的去習慣新的流程，以致於上線後快速上手。

　　而小老闆也非常認真參與整個輔導過程，掌握了所有專案成員的狀況，並且一起了解使用者對過去公司內部作業流程的意見，小老闆樂意接收這些意見，並針對這些問題做改善。因此整個輔導的過程，抓出了許多小問題點，而我們也一同擊破。

效益顯著，滿意度提高

　　德騰企業針對這次專案產出的效益，相當滿意。而針對此次專案達到的最終成效，最顯著的莫過於『庫存的準確率』及『批號溯源完整』。

　　過去德騰在舊有系統中，對於庫存的控管非常鬆散，且經常後補單據，無法即時回饋存貨進出的資料，為此我們訂定出合適的流程，加上系統的ㄧ些控管設定，讓庫存準確率從60%提升至90%；而批號管理的功能，提供德騰在所有進出貨作業中，記錄農藥批號的流向，不必像過去一樣，還需由專人花上好幾天時間來補齊整個月的資料，且最後靠著批號相關報表，就可快速產出提交政府的流向管制文件，克服掉農藥販售業的最大難題之一。

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