從人工到系統化 五洲製藥HR精進之路

提升行政效率及正確性 有效管理及法令因應

文：張吟綺

五洲製藥

發布時間： 2018-10-22 17:45:00

企業流程管理

▲五洲製藥為國內知名藥廠品牌，旗下有多支熱銷產品。「使用鼎新HR系統計薪處理時間快了50%，第二次發薪正確率就達9成以上，導入過程還比想像中順利，而且零客製，真的還蠻驚訝的！」─五洲製藥HR部門導入PM 鄭楷翰

▲五洲製藥為國內知名藥廠品牌，旗下有多支熱銷產品。

感冒、用斯斯，咳嗽、用斯斯…。」這一首廣告歌不少人都耳熟能詳，而承載著許多人共同回憶的這個片段，來自於一家已經設立了60年的公司－五洲製藥股份有限公司。

　　成立於1956年，五洲製藥從原先僅生產傳統漢方藥品，到現在成為符合PIC/S GMP規範的現代化製藥廠，吳先旺董事長一路走來，皆秉持「良心做事，道德製藥」的理念，也與世界各地理念相同之團隊技術合作、交流，獲得日本、瑞士、美國、德國等多個研究機構的信賴。

　　當企業蓬勃發展、亟欲擴張之際，首先面臨到的就是龐大的資料及訊息，該如何保存及流通？而組織之間的消息佈達，又該如何在講求效率的時代能快速傳播？有鑑於此，五洲製藥於2016年起決定導入鼎新ERP系統，藉由IT工具的協助，迅速且有效地管理持續成長的企業。

預期效果及執行效益比較表

紙卡考勤難登錄 薪酬計算易出錯

▲古淑樺小姐負責處理歷史資料的匯整及登錄

        「第一次接觸及負責上線系統，其實會有很多疑慮，但鼎新HR系統導入過程比想像中順利，真的還蠻驚訝的！」五洲製藥第一套導入完成的是HR系統，輔導導入時數用不到60小時，十分有效率。專案負責人鄭楷翰說，由於員工人數5年來增長了約二分之一，紙本資料管理不易、難以查找歷史資料；另一方面，因應法令的變革，如勞檢頻繁、一例一休新制等，若以人工操作應變不及；再加上公司政策為符合PIC/S GMP規範所需的人力管控，讓人力較精簡的HR部門頻於奔命，進而促成鼎新HR系統導入的契機。

　　負責薪資結算的會計古淑樺分析，公司原採紙卡打卡，每個月中旬及月底，皆須回收所有紙卡，分別花0.5天~1天完成考勤登錄至excel，後續計薪及核薪又另需1~2天的時間，耗時費力；而勞健保的計算時有調整，手動更正不僅費時、還容易導致「這月錯、下月補」等不斷調整的狀況；再加上考勤登錄並非即時更新，對於員工出勤狀況也難以掌握，造成日常作業時的極大困擾。

　　在導入鼎新HR系統之後，只要1天半就可完成整個月份薪資計算，並修改從前加班費跟薪水分開計算、發送的做法，統一用系統算好、直接匯款，省去之前逐個比對已給、未給的狀況。更因為與考勤系統即時結合、在顧問建議下，使用「當天缺席警示功能」，主管能迅速掌握員工出勤狀況，如有請假、加班等事宜也能立即處理，不會拖到月底薪資結算時才補假單，對於整體人力控管及薪資正確計算，幫助極大。

人事規章重制定 資料完整更詳盡

　　初期使用時，員工因不適應，常延遲打卡，甚至偶有抱怨。但後來因出席狀況即時警示，會馬上通報主管，如遲到過久員工也會依規定請假，強調制度而非人制的新做法，不僅增加管理上的方便，也讓遲到狀況明顯改善，算是意料之外的收獲。

　　「以往用excel算都會漏算、勞健保忘了調，或是用紙本看加班費時會少算。使用系統計薪時，一直擔心是否有遺漏，但顧問都先幫我們設想到、解決掉了，除了一些小小的狀況須處理，才第二次發薪正確率就已經提升到9成以上。」鄭楷翰回憶，導入系統過程中，除了熟悉功能外，包含整個計薪規則都要重新討論。例如時薪計算方式、計算天數以實際月或者30天、金額要不要四捨五入等，以往捨繁就簡的算法，因為有了系統的協助，可以做更精準的規劃及運算。在歷史資料方面，由於早期資料紊亂，也利用這次導入的契機，搭配系統架構的完整性重新匯整，確認員工資料的完整性。

　　另一個導入系統的效益，則是在公司制度方面。參考游雅君顧問所提供的同業管理經驗，搭配系統的設定，將先前未完善的部分重新討論、公告，使人力資源管理制度更完善。如喪假須在多久內請完、特休算法等，將規定明文化、也說明相關計算方式的細項，將員工守則制定得更完整，讓大家便於查閱，不須事事請問人事單位，間接省去回應瑣碎電話的工作項目。

　　「楷翰跟古小姐很配合，他們在輔導前都會先搜集匯整問題，現場就針對問題解決。如有突發狀況也會即時告知，讓我們可以立即處理。」游雅君顧問十分讚許五洲HR導入人員的用心。除了在導入前積極與鼎新顧問團隊討論基本架構，並融入公司內部規則外，也會藉由鼎新提供的團體班及雲端課程，熟悉系統功能及介面，節省在實際輔導時花費的時間。古淑樺特別喜歡鼎新雲端教室課程，她認為不僅比單看影片來得有互動、不冗長，在時間安排也比較彈性，之後再接受顧問輔導時，就可以更快進入狀況。

系統穩定彈性大 輔導即時不delay

　　「導入順利的關鍵之一，是系統本身的熟練度跟穩定度，系統彈性很大，跟我們的需求大致都能配合，最後能零客製還蠻厲害的。」鄭楷翰也提到高層力挺系統導入，在政策推動上也充分授權，讓流程進展順利；此外五洲內部人資團隊的努力也很重要，小小兩人的團隊，不僅配合度高、甚至超前進度；鄭楷翰特別感謝游顧問的協助，總能很即時的把問題處理掉，後續的進度就不會delay。

　　鄭楷翰分析身為HR系統導入PM，一方面除了滿足管理者的期待，達到系統化效益，以更好的效率及更具分析性的報表，使企業能對人員選、訂、育、評、留規劃做更好的安排；另一方面也自許人資管理部門能跳脫以往傳統支援的工作內容，更精進於服務員工的需求，以更健全的人事流程規定，協助吸引更多優秀人才投入；此外，更須協調人事團隊在日常業務外，肩負起導入新系統的責任，與鼎新顧問團隊不斷測試、調整與溝通，最終使HR系統順利上線。

　　未來在HR系統的應用面，除了原有的考勤、薪資、假別管理外，五洲預計將導入福委福利金的計算方面及獎懲制度的實行，包括績效考核、年終領取等，當能夠節省掉處理繁雜事務的時間，就更能思考如何有效管理。古淑樺則提出希望能導入更多預警功能，讓系統能主動通知更多的異常現象，協助資料建構的正確及完整性。

　　「鼎新要跟客戶一起成長。」游雅君顧問強調，從輔導過程的互動中，更可以了解產業面的需求，再一起調整，使產品功能更趨完整；同時也指導客戶自行解決問題的能力，才能真正更彈性地使用系統功能。「對我來說，顧問不只是一個工作，如果把它當作幫助別人的事，就會很快樂。」游雅君顧問說著的同時，臉上漾起了微笑，隨著她的專業輔導，傳送到每一位她服務過的客戶心中…。

▲鼎新顧問團隊與五洲製藥古淑樺小姐(左2)、陳文榕廠長(中)、鄭楷翰先生(右2)合照。

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