永嘉輝科技產銷協調透通 提高交期保證與交貨品質

符合內稽內控，即時反應營運績效及營業目標

文：張宏澤

永嘉輝科技

發布時間： 2018-10-29 13:53:00

企業流程管理

        企業競爭力之所在，維繫於不斷創新及研發─永嘉輝科技未來將持續進行前瞻性技術與創新應用的研發、落實產品化設計、量產化研究與系統化管理，以繼續深化核心競爭力的領先地位，同時也創造出更多的股東價值。於此，永嘉輝科技重整企業管理流程，符合內稽內控原則，強化製造與財務間資訊串聯，進而達到資訊即時性與正確性，做為企業未來發展的基石。

▲面對未來發展與目標，永嘉輝科技決定重新評估導入資訊系統，符合內稽內控的公司治理原則，
讓營運績效及營業目標即時反應。
財務長 杜維真(左五)、總經理 陳偉傑(左六)、鼎新電腦顧問張宏澤(左三)

管理挑戰

• 隨著公司規模成長，人員的擴充與作業表單增加。

• 自行開發製造系統功能不足，無法將製造與財務流程串接。

• 員工對於企業流程認知程度參差不齊，流程未符合內稽內控原則。

• 紙本簽呈人工判斷錯誤，如簽核的金額，資訊不夠透通。

• 自行開發的製造系統資料較為分散，難以找到原始單據。

應用效益

• 符合內控內稽準則下標準化的作業流程。

• 方便查詢目前庫存數字，進行即時存貨控管。

• 成本會計本來結算成本於每個月10號~15號完成。

• Workflow ERP系統則能滿足依條件篩選與統計報表。

• 簽核進度透明可見，查詢方便且讓相關人員掌握狀況。

• 利用系統自動辨別簽核流程、免去人為的疏失外，權責的規範與時程上有明文的規定。

• 從客戶接單、採購、生產、庫存、銷貨、應收付各環節的連繫、溝通及管理，降低公司營運的成本，以及對客戶交貨的品質及交期的保證。

前瞻技術與研發創新 深化核心競爭力

　　永嘉輝科技為一專業之電路板加工、血糖機代工設計製造廠。為了打造適合生產血糖機的環境，永嘉輝科技於桃園大溪打造了自有廠房，建構自動化生產線機器設備，並獲得品質管理系統證書(ISO 9001:2008) 認證。

　　從廠房落成到機器設備的定位試產，永嘉輝科技積極投入電路板加工、血糖機代工設計，並致力改善生產技術與品質水準，相關產品功能與品質已陸續獲得多數客戶的下單與肯定。

符合內稽內控 強化資訊流串接

　　隨著公司業務的蓬勃發展，人員的擴充與作業表單的增加，公司內部本來有一套自行開發的製造系統，但是受限於功能不足的限制以及無法將製造與財務流程串接在一起，經營管理上相對重工耗時。

　　由於永嘉輝科技的員工對於企業流程認知程度參差不齊，為了讓內部的營運作業流程，符合內稽內控的公司治理原則，營運績效及營業目標可以即時反應，認為導入一套完整的ERP系統是一個快速的解決方案。

　　財務長 杜維真表示，永嘉輝針對ERP廠商評選包含以下七大項目：

1. 系統功能的穩定與完整性

2. 輔導顧問的專業程度

3. 軟、硬體的配置與異常排除

4. 系統訓練機制完整與否

5. 全面性的售後服務

6. 線上客服人員及提供教育訓練課程

7. 需要隨著企業成長，不需另外客製介接就可以直接增加其他管理性的系統。

　　基於以上考量，遂決定於2013年10月開始導入鼎新的Workflow ERP企業資源規劃系統和EasyFlow電子表單系統。

　　永嘉輝於2013年底開始進行資訊化建置，導入模組包含基本資料管理系統、產品結構管理系統、庫存管理系統、訂單管理系統、採購管理系統、製令/託外管理系統、批次需求計劃系統、成本計算系統、應收應付管理系統、自動分錄系統、票據資金管理系統、固定資產管理系統、營業稅管理系統、會計總帳管理系統、EasyFlow電子表單系統等，透由流程改善和建立，串聯製造與財務資訊。

• 計劃時間：2013年10月1日~ 2014年01月1日

• 正式上線時間：2014年1月1日

• (三) 結算成本與產出財務報表時間：2014年2月~2014年4月順利結算完3個月成本與產出財務報表

專案控管到位 準確執行落實

(一) 領導階層對導入系統的全力支援

上線輔導及培訓期間，ERP電腦化小組積極參與，並獲得高層的支持，進一步促使各部門人員與顧問的積極配合，故能全力投入系統的實施。

(二) 專業顧問輔導

在上線期間，先確認各部門未導入系統前的狀況以即使用的表單與報表，針對各部門使用者實施ERP管理流程的教育訓練，並與高層共同決定公司最適化的作業流程與各流程的管控點，大大縮短了實施的週期，使系統能順利上線運作。此外，針對各管理部門會使用的報表一一歸屬分類出來，以利於上線後將龐大的報表資訊透過簡單化的方式讓人員有效執行。

(三) 完善的售後服務體系

在培訓實施及上線使用期間，客戶皆可透過線上eService；網路線上問題登錄；客服專線或是客服電腦遠端連線，迅速處理操作或系統的問題，使系統學習更為順利。

資訊透通 實現產銷協調

ERP系統上線至今已經有半年，財務長 杜維真歸納資訊化對於企業管理效益：

一、結帳速度提升

成本會計本來結算成本需要1個月，現在每個月10號~15號可以結出來。

二、接訂單、領退料、隨時可查庫存

可方便查詢目前庫存數字，進行即時存貨控管。接訂單排交期時，不怕進貨太多或製造太多不必要的庫存。另外舊系統無法做到條件篩選與統計報表的部分， Workflow ERP系統則能滿足所需。

三、作業流程標準化

Workflow ERP設計即符合上市上櫃公司八大循環的內控內稽準則，在不增加額外負擔下，同時完成管理循環的建置，整個公司的運作就有了標準化的作業流程。

四、方便查詢

以往自行開發的製造系統，資料較為分散，導入ERP系統後可透過相關報表或是系統串查功能，找到該單據之前的原始單據。例如訂單樹狀結構查詢作業，可以查詢因為該訂單所發生從訂單開始->請購->製令->應收應付的相關交易狀況。此外，也因為流程都可以夾帶附件檔案，對於流程相關的資訊可以保留完整。

五、時效性

以前手工列印簽核單據會遇到，流程跑到哪邊？什麼時候可以跑完？進度都要靠人工去追，嚴重會影響到生產或銷售的競爭力。導入電子表單系統後，除了簽核進度都透明可見，查詢方便外，更可讓相關人員都掌握整體狀況。

六、正確性

紙本簽呈最為人垢病的，便是人工判斷所跟隨來的錯誤，例如簽核的金額，一不小心就會誤簽到不對的層級，加上資訊不夠透通，就算數字有錯都很難抓得出來；現在全部利用系統自動辨別、免去人為的疏失外，在權責的規範與時程上也有明文的規定，能讓企業管理更上軌道。

七、產銷協調更加流暢

經由Workflow ERP系統作業，可提升公司從客戶接單、採購、生產、庫存、銷貨、應收付各環節的連繫、溝通及管理，不僅降低公司營運的成本，更加強了對客戶交貨的品質及交期的保證。

有用才有用 效益自然彰顯

　　從系統的屬性組功能查詢資料、採購對廠商的評比管理、透過銷售預測或是訂單展出來的批次計畫到提前半個月結算出成本，以及老闆看到財務報表滿意的表情，再再都顯示出導入ERP系統的時效，且正確與方便性都較以往大大進步。

　　陳偉傑總經理表示，未來更要推行同仁多加善用各項管理報表，發揮系統的效益。對於公司未來醫療相關量測儀器設計到生產的發展，期待與鼎新一同成長，讓永嘉輝科技發掘並精進管理價值。 

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