酷訊搜索優雅轉型電子發票節省工時提升企業形象

健全財務體質，節省工時提升企業形象

文：張馨倚

酷訊搜索

發布時間： 2018-10-29 14:30:00

鼓勵團隊建言營造公司共好

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▲酷訊搜索孟逸錤執行長：「電子發票證明了酷訊的專業。使用後，客戶及團隊的
滿意度高，覺得酷訊是很專業的、很先進、有制度化公司。」

入位於台北內湖的酷訊搜索股份有限公司辦公室，迎面而來一面黑板，上面寫著酷訊的企業文化，酷訊英文名為KooData，源自芬蘭文，意即「編碼」。主要經營廣告業務，以「讓廣告變得簡單」作為企業經營理念，致力於將複雜的網路廣告數據，簡化為人人都看得懂的資訊。

雖然創立不久，但因酷訊搜索執行長孟逸錤曾任職於公關公司、科技公司、廣告公司，建立起紮實的實力與人脈，加上創業團隊的強力後援，使得酷訊創立後業績迅速破億。

孟逸錤表示：「我常常跟團隊說KooData每個人都是主角，需要大家一起成就這間公司，並鼓勵員工在工作上盡可能表現，把舞台留給他們；我希望用新的方式管理，所以不斷精進自己，了解現在的年輕人的想法與喜好，鼓勵他們可以提出瘋狂的想法，讓他們事事參與討論。」因為這樣的風氣，酷訊的員工樂於向公司建言，共同讓公司朝更好的方向前進。

業務快速成長發票需求大增

二○一五年成立後，酷訊穩健成長，業務量不斷增加，發票開立需求大增，原有的手開發票方式造成財務部門極大負擔，每天都要花費整個上午，甚至一天來整理、開立及寄送發票，便興起將發票資訊化的念頭。

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▲酷訊搜索洪雪玉財務經理：
「導入鼎新電子發票可以減少行政作業，且系統能直接生成發票寄給客戶，並直接入帳生成營業稅申報資料。」

酷訊搜索財務經理洪雪玉：「原先想轉換電子計算機發票，申請時國稅局說明電子計算機發票即將落日，建議改申請電子發票，於是便決定導入電子發票。」孟逸錤補充：「財務經理覺得導入電子發票可以減少行政作業；這個舞台屬於酷訊團隊，只要有好的建議，合理並且可以說服我，我都會同意。」

拍板定案後，酷訊便著手導入事宜，但經過多方的研究與比較，洪雪玉發現電子發票的規定非常繁雜：「上了幾次課程，發現站在財會人員立場，有太多需要資訊人員共同參與的過程，如果直接上國稅局的大平台登打，其實花費時間跟手開發票差不多；基於成本考量，我們也曾查詢坊間的加值中心，但發現會產生系統架接問題，造成重工，最後還是決定選擇鼎新，因為系統能直接產生發票寄給客戶，直接入帳再生成營業稅申報資料，這是選擇鼎新的主因。」洪雪玉分享。

走過轉換磨合期節省50％工時

由手開發票轉換至電子發票，酷訊團隊沒有遇到太多的不適應及轉型困難，「系統上線過程中一定有磨合期，但我感覺到鼎新很專業，系統非常友善，鼎新會不斷透過客戶的反饋改善系統。整個酷訊團隊，包括財務經理及其他員工，經由一、兩週不停宣導，雖然部分使用上還不是很熟悉，但並沒有負面的聲音出現，大約兩周的時間就成功磨合。」導入成功後，酷訊內部皆感受到明顯的差異。

「從手開發票到電子發票，對財務人員影響很明顯，不僅節省開發票、打入系統及入帳的時間，開完發票也不用再整理手開發票的郵件，減少了郵寄時間及寄件郵資。以前幾乎整個早上，甚至過中午後都還在開發票跟寄發票，現在使用電子發票，只花費不到一半時間開發票，系統也同時入完帳並串接到營業稅。」洪雪玉笑道。

「導入系統後，財務經理事情少很多，所以不用再添加人力，雖然投資了系統，但節省了人力成本，我覺得是值得的。因為流程簡化，開錯發票的比率也減少了，科技是為了讓人類生活更方便，電子發票系統就是讓作業出錯率降低，工作流程更方便。」孟逸錤補充。

建立流程制度提升專業形象

除了時效性及成本上的顯著感受，導入電子發票更讓酷訊對發票的掌握度提高，洪雪玉說：「發票開出後，客戶隔天一早就可收到發票，同時自動上傳大平台，發票有任何異動，雙方都會知道，較不會有漏申報發票的狀況。」

不僅得以掌握發票現況，因為系統完整串聯，不用再多平台進行查詢，直接在ＥＲＰ中就可以掌握全局。她補充說：「我們設定晚上十二點自動上傳，會知道發票是不是已經成功上傳大平台，只要固定半個月或幾週查看發票有無異常，異常時系統也會Email 通知，除非系統或Email 網路異常，不用擔心上傳失敗。」

流程的優化不僅使內部成本大幅降低，也提昇酷訊的專業形象，「使用電子發票後，客戶及團隊的滿意度高，覺得酷訊是很專業的公司，先進有制度化。專業不能自己講，就像金城武跟林志玲不會自己講我很帥、很漂亮，而是要透過別人感受。電子發票證明了酷訊的專業，這就是有感的服務。」孟逸錤笑著說明。

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▲由手開發票轉換至電子發票，整個酷訊團隊感覺到鼎新的專業熱心、系統的友善，
從員工到財務經理，雖然部分使用上還不是很熟悉，但沒有負面的聲音出現，
沒有遇到太多的不適應及轉型困難，大約兩周的時間就成功磨合。

走在法令之前優雅進行轉換

成功導入後，行政效率與專業形象大幅提升，而對於電子發票，酷訊仍有一套完整的規劃藍圖。

酷訊的客戶以企業為主，雖然目前尚有部分客戶還不習慣電子發票的開立方式，但因應政府法令趨勢，相信未來都能逐漸適應，洪雪玉表示：「我們的客戶有些是電商、時尚包包公司或大飯店，以Ｂ2Ｂ為主，只有少部分客戶是Ｂ2Ｃ，現在除了Ｂ2Ｃ還是維持手開發票，其他都開立電子發票。而目前電子發票是走存證方式，未來還是希望可以配合法令逐漸走向交換方式。」走在法令期限之前，從容進行應對，酷訊在轉換過程優雅前行，穩健提升企業形象。