東毓油壓精進專案進度管理的自我轉型

經常被抄襲 不曾被超越

文：陳祈廷

東毓油壓

發布時間： 2022-11-21 16:48:00

專案進度管理 數位轉型

「每一個個案都是企業心血，每一次導入都是立下新的標竿！」 東毓油壓陳淑婷副總經理，在東毓的專案進度管理規劃提升之後，為什麼下了這樣的註解？

東毓油壓佔國內油封製造廠95%市場佔有率，以油封的油壓機械設計生產與製造，於全球橡膠業界擁有極高市佔率與及品牌知名度，自創『Tung Yu』品牌產品行銷全球六十餘國，深獲業者認同與客戶肯定，躍升為亞洲最大的客製化油壓機械供應商。

一個月在手專案100個 專案管理能否從80分到100分？

東毓每月在手專案超過100個，每一個專案中可能有70、80個任務，在手專案的任務進度資訊散落各單位，包含設計、電控、資材、組裝，為確認每月出貨訂單金額能達成目標，過去用管制表管控訂單的每一階段是否如期，業務、設計、電控、資材、製造需在各單位Excel上更新進度，造成重工維護執行進度。

▲東毓油壓陳淑婷副總經理

每一周，生管在產銷會議前需花費至少半天時間彙總整體狀況，才能提升產銷會議開會效率，「這樣的管理方式雖沒有100分但也有80分。」陳淑婷說。

不過，所有的工作流程，都還有可以改善的空間，專案進度資訊散落在線外表單中，當客戶詢單答覆交期或確認訂單狀況時，等到產銷會議再特別提出，請業務主管跟催客戶確認圖回簽，生管無法即時掌握狀況並回覆。

設計單位於每周一Review進度後，需匯總更新進度後寄信給相關單位，才能讓其他單位掌握狀況，在關鍵任務的控管上，由設計主管mail通知執行狀況，無人控管進度是否如期。

跳脫Excel管理思維 專案進度管理更加分

陳淑婷分享，有時常跟同仁說，「現在這樣做已經不錯，但應該有機會可以更好！」，如果能在專案進度管控上更有效率，提前看到問題發生或掌握未來產能負荷，就可以更快速的處理與回覆，提升訂單答交速度並確保訂單如期出貨。

東毓以「提升專案進度管理效率」著手，過往，設計只控管機構出圖與電控出圖，資材只控管採購發包，組裝在生產計劃表控管機台預計上線日期，沒有關鍵製程計畫；由生管了解現場進度後再維護到產銷會議表進行報告。

從專案進度透明規劃，搭配各單位主管內部控管專案進度的需求，將各大階段里程碑的計畫往下展開，各單位主管透過專案進度明細表可直接內部Review執行進度，透過各單位人員進度回報與ERP資料更新連動，不需PM再匯總進度更新道管制總表。

再來以專案立案與評審機制，於製單會議後與訂單成立後，PM直接立案並透過偕同計畫指派各單位主管依據人員能力與負荷，明確定義各項任務執行人與任務時程，PM確認專案計畫符合訂單交期後，提交副總簽核，確認計畫後便直接啟動專案，專案啟動後自動偵測提醒任務執行。

提升專案進度掌握能力 爭取提升訂單準時出貨

以往的各單位於各自Excel表單上維護還有重工回報進度，如何靠關鍵路徑規劃與任務回報與預警材解決？

設計、電控單位可直接透過工作項回覆進度，不需填寫Excel並透過SFT報工，資材、廠務單位只要落實日常進貨單建立、組裝進度的SFT回報，即可即時更新各任務進度，且可直接讓PM與部門主管掌握細項，也可以時時提醒任務執行人，需要優先執行哪些任務，降低人員疏漏而逾期且影響後置任務的狀況。

過去，設計、電控單位每週一部門會議前後需要花費1天時間確認，並維護進度到各單位Excel表上，生管(PM)才能匯總資料到總表。廠務單位並未維護Excel，生管需花費半天確認現場進度並更新總表上進度；生管(PM)每週五產銷會議前，需花費半天時間匯總各專案進度，才能掌握專案進度。

現在則可依靠專案進度的掌握，各單位主管可直接透過報表掌握部門成員各項專案任務執行狀況，針對未如期、高風險任務進行檢討與調整執行方案。生管PM不需花費時間查詢SFT上現場組裝進度，可直接掌握各專案組裝進度，開立產銷會議前生管只需要關注要重點討論的專案，不需花費時間匯總進度才能報告。

導入系統形成同溫層 快速掌握訂單狀況加速溝通

陳淑婷說，每次在做專案時，東毓通常會有啟動大會，讓同仁知道「為什麼要這麼做」，可以想要預見、或是可能的收穫會是什麼，必需要讓同仁非常清楚。

從早期WorkFlow ERP，轉換至PLM產品生命週期系統，引進SFT廠區生產追蹤系統的導入，讓資訊系統協助設計到生產製造順利整合。透過管理手法以及資訊工具的對接，快速適應挑戰，因應跨界挑戰中的瞬時競爭。

這次的專案進度管理也是如此，建立各類專案模板標準化各類專案的WBS(工作分解架構)，確保計畫完善以提升專案計畫快速擬訂與審核能力，並且改變管理方式，從人找事到事找人，明確各項任務時程與執行人，透過數據偵測，主動提醒驅動人員執行任務。

透過專案進度控管平台並搭配現場進度與工時回報的優化，建構完整資訊分享平台，讓內部能快速掌握所有訂單狀況與溝通處置。

東毓的訂單達交狀況，提升了5%，專案如期率提升10%，專案落後天數由20天減少到10天，加速訂單機台出貨速度，機台繳庫數增加11%，支持現場空間利用率提升，產值增加支持。

在專案進度管理上順暢後，陳淑婷不時會收到同仁的反饋，說系統導入的效益與方便，也觀察到同仁間的互通有無，形成正能量同溫層。

專案進度順利掌握，讓東毓理順跨地區之線材、鎂合金產銷流程，在減少額外投入時間之前提下，維持訂單達交率，提升工廠端效率，鞏固現有主要客戶。

看見可進步之處，持續不斷的優化，不只讓同仁共感，更加碼讓東毓油壓於產品品質與研發創新自我突破的動能，開創下一個成長契機。

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