TDI台灣顯示器 BPM系統落實企業整合神經網絡

資料正確性與時效性，導入BPM系統最基本要求

文：李思穎

TDI台灣顯示器

發布時間： 2018-10-23 15:27:00

企業流程管理

公司簡介

　　日本顯示器JDI(Japan Display Inc.，以下簡稱JDI)是整合索尼公司(Sony Corporation.)、東芝公司(Toshiba Corporation.)與日立公司(Hitachi Ltd.)旗下之中小尺寸面板事業，於2012年4月成立，從事開發中小型顯示器與產銷業務，是目前全球最大的中小型面板企業。

　　JDI集合三家公司的專利與技術，主攻智慧型手機螢幕、平板螢幕等中小型顯示面板市場，並於2013年11月在台成立子公司---台灣顯示器TDI(Taiwan Display Inc.，以下簡稱TDI)，主攻亞洲中小尺寸面板市場。
更多資訊： http://www.j-display.com/english/index.html

3個月內成功上線，歸功TDI確實目標及鼎新專業顧問輔導雙管齊下

　　TDI在初期導入EasyFlow GP時便清楚規劃第一階段上線流程，超過10張以上的單據，在TDI全體資訊人員和鼎新電腦施雅心顧問雙方目標確實、厚實開發技術基礎以及順暢的溝通管道之下，於三個月全數成功上線，其中也包含了8張SAP整合單據，佔總上線單據數的60%以上。

▲ TDI導入系統目標明確，時間管控精準，在與鼎新顧問團隊順暢的溝通配合下，於3個月內成功將BPM系統上線。
左起 鼎新電腦EasyFlow GP施雅心顧問(左一)， TDI資訊管理處林志榮處長(左二)，TDI資訊應用部王瑞琳經理(右二)， TDI資訊應用部資深工程師廖仁弘先生(右一)

資料正確性與時效性，導入BPM系統最基本要求

　　TDI資訊管理處林志榮處長表示：「光電面板產業是兼具規模與複雜度的產業，每個組織流程都複雜，若不走電子化控制，單據的時效性和可追蹤性都會變得很差，在管理上很容易發生脫節情形；加上面板產業的景氣循環快速特性，產品推陳出新的速度非常快，從產品規劃設計到量產過程非常短，若過程中途有任何環節遺漏或是停滯，都會影響上市時程，光用人工作業來記錄這些資料是不夠的，必須要透過系統來管控才行，這也是TDI成立初期就已規劃必須導入系統的原因，且也必須在很短的時間就將系統上線使用。」

　　TDI 公司人員遍佈全球，在跨組織且員工人數眾多的情況下，靠電子郵件將訂單資料內容一再轉送，無法讓所有相關人員即時得知目前流程停滯於何處。使用EasyFlow GP系統上線後，單據的簽核時間大幅縮短，效益顯著。資訊應用部王瑞琳經理(以下簡稱王經理)表示：「比起簽呈來說，報價單比較特別，產品生命週期一般12個月，最長18個月，主管做決策(評估成本、量產與否、客戶議價採購、物料採購配合要很快。因TDI，光台灣就有兩個據點、在中國也有設廠並有三個Sales office，高階主管皆在日本與全球各地，報價核決如果靠紙本的話，可能超過一個禮拜都還簽不完。」

　　EasyFlow GP系統上可清楚呈現報價生命周期，報價項目一目瞭然，資訊人員搭配EasyFlow GP表單資料串連特性撰寫程式，在當次報價單中同時呈現前一年度同時期報價紀錄，包含項目、價格等詳細資訊，甚至將差異點直接列出，讓使用者可立刻獲取所需的資訊，迅速判斷該報價單是否可核准。

　　另外，因TDI人員經常在外出差，無法隨時使用電腦上網查詢或簽核單據，故「隨時隨地讓人員能即時連上系統查看資料」也是TDI選擇EasyFlow GP系統的主要原因之一。搭配MCLOUD Designer整合EasyFlow GP，可設計於智慧型手機與平板上方便查閱資料的畫面，將使用者所需要、影響簽核與否的資料清楚呈現。

　　王經理表示：「使用者可以即時確認單據目前送到誰身上，然後方便去催簽，大部分的簽呈幾乎半天內就可以簽完。」同時林處長補充道：「導入之前的做法，是人員收到單據後先列印出，填完資料簽完名再掃描成電子檔寄出，下一個人收到檔案再列印出來…這樣的動作重複幾次後，會因為多次印刷的關係，資料內容可能變得模糊甚至不易識別，造成人員簽核時必須花費更多心力才能確認資料無誤。導入系統後，送單後只要一通電話或是mail通知，就可以立刻讓對方查看並簽核，很快的把單據結案。」

考量長遠維護計畫，低成本高效益是首要條件

　　TDI在公司成立初期便開始積極尋找國內多家電子簽核系統廠商，在分析系統引擎、功能性、市佔率等優劣評比後決定選用鼎新電腦EasyFlow GP。林處長表示：「原公司選用的系統開發較不易、維護成本高、使用效益CP值不高，故決定評估國內較為盛名的幾家電子簽核系統廠商，鼎新電腦在其中是較多企業使用的系統廠商。重點先看系統的組織層級架構完整性，因TDI會有一些跨不同法人的組織，專案、代理人機制，系統必須要能完全符合公司這樣的組織架構，才能將流程機制貫徹下去。」

　　在多家系統的評選中，鼎新電腦的EasyFlow GP系統在TDI的評選會議中為何會脫穎而出呢？王經理回答道：「鼎新BPM系統在流程串簽的可設定性高，減少使用需要自行撰寫程式的開發成本，當初評估時我們實際到鼎新電腦公司與顧問進行系統介紹的會議，使用者對於顧問介紹系統功能的完整度很高，提高對於整個系統以及顧問專業的信任，當決議使用哪一家廠商系統時，也找了一些key User加入討論，因這些key user對於台灣廠商的系統操作經驗較少，但在各家廠商系統的評比之下，認為鼎新BPM系統對於我們公司作業流程是較為符合的。」

　　EasyFlow GP產品以Java語言為基礎，可以配合Java script做簡單的表單開發設計，更可讓IT人員自行撰寫進階的Java程式應用於系統上，搭配設計彈性高的流程引擎，適用各種多變化的表單呈現與系統資料交換。王經理提到：「EasyFlow GP比起以往使用的系統更有彈性，維護的人力與時間成本更低，以往系統大約需要4~5人組一個團隊進行開發維護，但現在使用只需要1位資訊人員維護即可。」資深工程師廖仁弘先生也補充：「在EasyFlow GP系統操作使用上都是簡單的，開發與維護上不需要花費太多時間成本。」

系統資訊整合串連一次到位 落實期望目標

　　TDI在創立初期就考量到人工作業可能引起的資料正確性與效率問題，所以一開始就希望做到各系統資訊整合與串連一次到位，而不是將之視為單純的電子簽核。王經理表示：「加上因為公司主管包含了國內外的專業經理人，對於系統整合上資訊整合性要求很高，在導入EasyFlow GP後所帶來的實際效率，也確實有達到高層主管的期望目標。」

　　「在成立初期的前三個月，我們即因應高層主管的期望，提出了流程資訊建構方針，針對表單流程需求，系統簽核正確性、整合資料完整性與系統功能發展能力，由資訊小組與各單位使用者主管進行深入研究評估後，形成共識的專案報告由高層主管做最後決定，從這裡可看出我們高階主管從一開始就非常重視系統對於公司經營管理的重要性。」TDI導入BPM的過程，林處長娓娓道來。

　　TDI在EasyFlow GP應用整合了HRM,SAP,PLM等多套軟體，整合拋轉資料要盡量簡化程序，但又可以互相串連完整資料，抓取BPM結案的進貨檢驗、報價的資料，最後寫入BI讓主管可以清楚查看資料並做決策。

　　因TDI成立公司到導入系統，中間時間非常短，僅有經歷過一小段人工簽呈的狀況。王經理以出差費用申請的單據為例說明，當時經管人員先利用Excel撰寫了出差費用單，時常發生版本差異問題，有時會發生人員填完資料上呈後才發現並非最新版本的表格，其中包含費率、出差項目、地點等會影響日支費的申請額度，當使用者填寫的表格非最新版，容易會被主管或是經管單位來回退件，造成申請單據時效問題。王經理對此表示：「自從導入EasyFlow GP後，就可以在系統上直接做異動，避免版本問題，系統上可以隨時控管最新的資料，避免了使用者來回修改單據的時間。」

　　另外，EasyFlow GP的ISO模組可應用在公司內部程序文件的控管，TDI則是應用在合約的控管。在人工作業時期，所有紙本合約是由法務控管，當業務將合約簽回來，將合約紙本交給法務管理，當人員要調閱或是變更換約都相當麻煩，現在利用系統歸檔就變得方便許多，無論是合約調閱、變更都可以從正常程序填單申請，通過各級主管審核完成，所有文件的記錄控管更容易掌控。

　　除了前面多次提到的，簡易的系統操作降低維護人員成本之外，加上可以使用手機行動簽核，在海外的人員就可以輕易連上系統查看資料，資訊人員不再需要忙於設定開放VPN連線，更快讓主管可以隨時隨地查閱資料。

精確的時間控管，是導入系統初期最大挑戰

　　TDI在導入系統的時間相當短，還是成功將十幾張單據整合上線，甚至還包含了一半以上需要複雜串簽的SAP整合單據，其中在上線前後是否有遇到一些難題呢？對此問題，王經理笑著表示：「就是時間少啊！」接著補充說道：「對TDI來說時間管控非常重要，因為剛開始很多專案同時在進行，新公司剛成立所有業務人員也已經都在運作，當時人員又少，時間管理就是變成很大的挑戰。還好有顧問幫忙規劃所有導入的行程，以及在輔導中重點的掌握，讓導入過程可以順利進行。」

　　原先已訂定上線的單據流程，TDI人員與鼎新電腦EasyFlow GP施雅心顧問密集地討論每張單據規格，一天下來要談3~4張規格，每份規格幾乎都要討論3~4次，再加上使用者一直變動的需求，雙方人員必須要對上線單據的目標需求非常清晰，才得以讓需求規劃順利完成。

　　而系統剛上線初期，難免會有一些小小的程式異常，資訊人員很快地就可以處理掉。林處長表示：「反倒是有一些單據在內部洽談規格時，因為部分相關單位參與度不足，造成單據上線後才發現流程不能這樣跑，才開始再次調整。」

BPM是整個企業營運的神經系統

　　 「BPM是整個企業營運的神經系統。」王經理說道，「TDI公司的管理階層們對於企業內必須使用電子化簽核認為是必然的，所有的企業運作都會串到BPM系統上去，包含報價採購到一般的行政作業，還有專案管理都要串在一起，而且要定義核決層級以及人員分類，都可以做管理來幫助決策。重點是要像神經網絡一樣互相串連，追蹤每個人每張單的作業到哪裡，大幅提升行政效能。」

　　以TDI的庫存管理來說，在EasyFlow GP系統上可以嚴格的管控帳流，不管是發料、繳庫都必需要逐層讓主管簽核，一旦延遲就可以立刻追蹤到是哪個環節點停滯，讓使用者可快速找到對應人員催簽。王經理表示：「很多流程都是跨部門跨組織在簽，每一層都要在自己負責的專業上進行作業，在此之前每個單位都必須先嚴格控管並確認資料的正確性，否則一旦填上單據再後續逐關簽核時就會被退回，所以人員都會嚴謹對待每一張單據的資料。」

　　TDI部分單據與SAP整合，如：出差費用申請單，表單上會有些主檔類的欄位(如：會科項目)，對於一般使用者來說不一定能清楚知道每個項目是屬於哪一項會科，故系統表單上做了一些資料對應後，使用者只要選好項目就會自動帶入相對應的會科，不需要再去查找資料或是詢問，避免因為填錯會科導致簽核退單：另外還有庫存異動單據，在人工作業時容易轉錯倉，利用系統管控得以防止這些情況，在拋轉到SAP之前就可以在BPM系統拋單時即時卡控。

▲圖為TDI資深工程師廖仁弘，於現場展示PO請款作業整合流程。

　　PO請款作業整合流程中，主要是利用BPM系統整合異質系統的特性，把供應商請款的作業完整串連起來。從進料檢驗到收貨入庫，當供應商平台收到之後串連到BPM要求簽核，從發料到請款，確認核單之後，BPM回傳供應商平台自動通知供應商可以寄送實體發票憑證，後續財務單位收到實體發票後就開始作帳並開立發票。此流程串簽和核准都落在BPM上，不僅是企業內部程序，甚至往上整合上游廠商，讓整個PO請款作業自動化來提升作業效率與正確性。

▲圖為資深工程師廖仁弘先生在現場展示的ROFO報價作業整合流程。

　　另外TDI也展示了另一個整合案例---ROFO報價作業整合流程，包含PLM，BPM，SAP，BI四套系統，流程最後是將資料寫進BI系統中。一開始會先在PLM定義產品生命周期、成本、目標價格，接著從SAP取得物料主檔與BOM主檔，加上BI中包含管銷製研的產品成本表計算，最後於BPM統合這三項資訊開始簽核，因而產生其中的報價記錄給SAP，讓主管可以簡易卻完整地查看到每一次的報價交易記錄，簽核後由BI系統再將資訊傳送給ROFO報價系統取用。

行動簽核，現在進行式的簽核趨勢

　　初期規劃的單據上線後，公司內部有很多單位開始爭取要將表單也上到BRM，也因此召開會議針對未來要陸續上線的表單做開發優先順序的規劃，此現象也顯示BPM系統上線對於公司的效益彰顯。

　　在與林處長的談話中，我們得知原來TDI的日本總公司原先是未使用BPM系統的。林處長說道：「在剛決定導入BPM系統時，日本總公司的使用者曾好奇導入BPM系統對於公司的益處與管控方式，後來有一些來台灣支援的人員，剛好就有機會了解BPM系統，便將這些使用經驗帶回日本總公司，也因此開始仿效導入了類似的BPM系統，這表示TDI使用了EasyFlow GP後對於日本總公司公司也產生了一些示範作用。」

　　對於未來BPM在TDI的後續規劃應用，林處長提到了EasyFlow GP與MCLOUD行動簽核的整合規劃。「目前透過系統配合行動手機簽核，大部分的流程約半天就簽核完畢。以往報價單由人工處理時，常會被詢問資料計算邏輯、與經管單位先前核報的是否一致，簽核主管必須花費時間再三確認，透過系統控管的話，可以輕易的與之前經管所核定的價格做比對，當超出合理範圍時會跳出警示訊息，如果此情況是先前已有通報的問題，主管就會直接核准；若是未通報的問題，主管會再與業務負責單位確認再決議是否核准。」

　　在場王經理也為我們展示了目前以EasyFlow GP搭配MCLOUD Designer開發中的手機簽核畫面，針對採購訂單資料配合會計年度每個月的報表數字，跟上一年同時期資料做比較，以及各單據資料整合與差異管控的部分，設定目標並查看落後指標，讓主管單位能夠針對這些績效達成率，TDI未來也會朝著將BI資料行動化的目標落實。

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