冠亞生技管理資訊再升級成本資訊結算so easy

文：李冠儀

冠亞生技

發布時間： 2018-06-14 17:33:00

　　冠亞生技股份有限公司(A-SPINE Asia Co., Ltd.)於2001年成立，董事長為賴博雄博士，專職於脊椎相關產品之研發、設計、生產、代理及銷售，銷售通路遍及海內外數十個國家。主要產品為脊椎固定器、手術器械及骨科相關之醫療器材。
更多資訊請見冠亞官網：http://www.aspine.com.tw/
（圖片來源：冠亞生技）

ERP版本升級再創管理新境界

　　冠亞生技成立之初使用的即是鼎新電腦的Smart ERP系統，但當時因仍處在研發階段，故僅能先導入部分模組，近年來由於冠亞生技的創新技術及優良的生產品質讓組織規模快速成長，內部控制管理需求逐漸浮現。陳國鍾副總提到：「公司導入ERP系統除了改善公司流程與提供效率外，最終目的還是希望未來朝IPO規劃，故勢必將系統完整導入，讓製造段也能在系統上完整追蹤。」很榮幸地，冠亞生技又再次選擇與鼎新合作，並透過鼎新專業顧問的協助，一步一腳印地朝著上市櫃的目標邁進。

　　在本次升版的過程中，冠亞生技的陳國興顧問與陳副總討論到現在公司的製造方面已純熟，故藉由這次的升版導入機會再加購了製造相關模組及SFT（廠區生產追蹤），藉以完善公司的整體流程。

營運管理痛點剖析

　　鼎新的顧問除了本次加購的模組導入外，也協助統整了冠亞生技目前使用的系統流程，並從管理層面抓取痛點進一步剖析原因，再提出行動方案加以解決。

管理層面	管理挑戰	導入重點
製造現場	製造現場資訊皆以紙本記錄，部分生產進度只存在於現場人員腦中，其他主管無法及時接收現場資訊。	製令開立的資訊可於ERP中即時查詢，並有多張管理報表供主管應用、督促進度。透過SFT的製程移轉快速掌握生產進度。
成本結算	過去沒辦法即時蒐集成本資料，多以各單位人員提供的資料估算標準成本。	導入成本計算流程，做出各品項每月實際成本。

及時掌握製造現場資訊

　　若無法掌控製造現場的狀況，許多資源的配置就無法順暢調動，過去冠亞生技的工廠都是透過人工管理，所有資訊都在生管的腦袋中，一旦關鍵主管請假了，很難立刻掌握現場狀況；另外，若生產線出了狀況，沒有藉由系統記錄做資料分析，很發覺背後原因，亦無法及時排除問題並防範於未然。透過鼎新顧問的協助將目前製造現場的資訊逐步建置於系統中，並利用SFT廠區生產追蹤系統的線上派工、流程報工，即時掌握生產進度與員工狀況，降低人工作業的錯誤。SFT上線穩定後，陳副總還希望能從系統產出監控報表，故目前正在與鼎新顧問討論導入BI內控預警模組的可能性，透過資訊技術的支援來排除生產現場的各種狀況，隨時掌握進度，更進一步提升生產效率與品質。

快速產出準確的成本報表

　　如前所述，冠亞生技以往沒有辦法依據實際的狀況計算成本，每個月結算成本之前若有新的BOM產生，都要由財務一聲令下，請各產品的負責人員協助提供相關金額，往往會花上許多時間在蒐集成本資訊，導致成本報表無法於主管期待的時間點產出，結算出來的成本也只是概估性質，因品項雜、尺寸多，每到年底都需要再由會計師調整誤差。這次導入成本計算流程，並成功結算3個月成本，陳副總與陳顧問都一致表示：「現在由系統產出的成本比以前踏實。」系統未導入前成本結出日期大致為次月6~7日，輔導結案後只要前端單據輸入沒有問題，皆可達到次月3日產出成本資料的目標。

系統導入效益

管理挑戰	未導入系統	導入效益
生產進度無法有效控制。	生產進度及製造狀況須巡廠得知。	可查詢ERP的生產報表即時得知。
成本資訊蒐集不易，影響結算效率，現行採用標準成本計算與實際成本易有誤差。	若有新產品則需召集相關人員詢問成本資訊。	上個月成本可於3日產出，並可依據實際工時、製費計算，更貼近實際成本。

主管支持及顧問協助成為導入成功關鍵

　　成功導入ERP系統的關鍵要素，不外乎就是要高階主管的支持，及選到「對的人」擔任專案PM整合公司資源，冠亞生技張海塗總經理及陳副總對於本次升版的導入專案全力支持，並與鼎新顧問和陳顧問討論後設立了各種內部獎勵制度，若公司同仁發現一個ERP系統的新舊版本差異，即可領到數百元不等的獎勵金，如此優渥的獎勵辦法一公佈，整個公司同仁全部都動起來了，甚至有員工一個月領了上萬元的獎金，公司並且在年終餐會上表揚及頒發額外獎金予導入表現績優的員工，由此可見冠亞生技管理高層對於本次ERP導入專案的用心與支持；此外，成本計算制度的建立攸關公司銷售價格制定，讓新產品訂價可以有更合理的依據，這不是單純只財務部門的工作，從生產、採購、業務等部門都需要共同協調、合作，方能因流程建立而有基本的管理思維的提升，前端單據輸入更完整即時，會計段的結算也能順利的完成。

　　過去雖然公司都有做ISO文件，但各部門人員只是照著SOP執行日常作業，很少會去思考SOP的合理性，陳副總說：「趁此次導入ERP的機會，我們也一併重新檢視了公司的ISO文件，如果系統標準的表單是好用的，就把ISO文件改成系統上的。」在制訂公司內部的作業流程後，各部門可更緊密地整合在一起。

　　在整個導入的過程中，冠亞生技的陳顧問也不遺餘力地提供鼎新顧問各種意見與想法，而不只是單方面的接收鼎新顧問給的訊息，讓這個專案的所有流程都是經由腦力激盪精粹出最好的結果，並且再由陳顧問檢視同仁執行過程中不斷精進與改善。由此可見，陳顧問的投入與ERP小組同仁的支持，可說是ERP順利導入與效益展現的幕後推手。

期待運用更多管理報表升級系統擴大營運效能

　　冠亞生技雖已於2015年5月正式結案，陳副總、陳顧問以及各單位負責人仍持續致力推動相關人員進行優化改善。陳副總更不滿於現況，期許不久的將來能將Smart ERP系統更加升級，導入Workflow EPR，運用更多的管理報表與更完整的流程來持續擴建客戶銷售、技術品質之優勢，擴大冠亞生技的營運效能，與鼎新共創市場競爭力。